Школа секретаря. Урок 7. Роль и значение номенклатуры дел в работе секретаря

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

В процессе деятельности любого предприятия создается, получается и отправляется большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов они становятся хранителями информации, потребность в которой может возникнуть через определенное время. Найти быстро нужный документ можно только при полной и четкой их классификации. Простейшим классификатором документов является их группировка в дела. Что же такое дело? Значений имеется множество, но нас интересует следующее: «Дело — это документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела после их исполнения, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на службу ДОУ, а в небольших компаниях — на секретаря. Общие требования к составлению и оформлению номенклатуры дел изложены в Методических рекомендациях по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.07.2009 № 23.

Номенклатура дел на предстоящий делопроизводственный год должна быть составлена структурными подразделениями в конце текущего года, с тем, чтобы делопроизводственная служба организации и архив смогли ее согласовать и утвердить до 1 января. Нужно помнить, что несвоевременно составленная номенклатура дел приводит к нарушению порядка формирования дел.

Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года. Точно также следует поступать и при реорганизации учреждения.

Основой для составления номенклатуры дел являются уставы и положения об организации и структурных подразделениях, штатные расписания, должностные инструкции, отчеты и документы к ним, схема классификации служебных документов, ведомственные или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, примерные, типовые номенклатуры дел, номенклатуры дел за прошлый год, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов. Положение (устав), штатные расписания, должностные инструкции, номенклатуры дел прошлого года облегчают составление номенклатуры дел и ее систематизацию; карточки и журналы регистрации документов помогают определить состав и содержание полученных, отправленных, внутренних документов и т.д. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал