Порядок уничтожения документов по административно-хозяйственной деятельности

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Административно-хозяйственная деятельность предприятия в широком смысле этого слова включает в себя организацию и обеспечение деятельности коллектива предприятия по выполнению основных функций. Это и административно-хозяйственные вопросы, и снабженческая деятельность, и хранение материальных ценностей, и транспортное обслуживание, и эксплуатация служебных зданий и помещений. В процессе этой деятельности создается большое количество документов, которые имеют разные сроки хранения. Разумеется, все документы указанного направления первоначально находят свое отражение в номенклатуре дел тех структур и служб, которые непосредственно занимаются указанными видами деятельности.

Сроки хранения этих документов предусмотрены соответствующими разделами Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82.

Многие документы, создающиеся в процессе административно-хозяйственной деятельности, имеют небольшой срок хранения: от года до 3 лет. Это, как правило, журналы регистрации прихода и ухода работников, графики дежурств, журналы учета дежурств работников, журналы учета выдачи служебных удостоверений, временных (разовых) пропусков и т.д. Порой такого рода документам уделяется незначительное внимание и считается общепринятым, что после окончания ведения журналов их можно просто выбросить в корзину с мусором, поскольку документы утратили свое оперативное значение. Возможно, они действительно утратили свое оперативное значение, хотя это вопрос дискуссионный. Мне приходилось неоднократно сталкиваться с ситуациями, когда при возникновении каких-либо трудовых конфликтов появлялась необходимость обратиться именно к журналам регистрации прихода и ухода работников, и ко мне в архив обращались в равной мере как руководители структурных подразделений, так и работники. Откровенно говоря, ранее я считала, что такие журналы – это «позор нашего времени», теперь я думаю иначе, поскольку в некоторых конфликтных ситуациях они просто незаменимы. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал