Школа секретаря. Урок 6. Основные правила и задачи контроля за исполнением документов

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Согласно Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Контроль исполнения является одной из функций управления. В контроле можно выделить:

· контроль по существу решения вопроса (осуществляется руководителем организации; это оценка того, насколько правильно и полно решен вопрос);

· контроль за сроками исполнения задания (ведет секретарь или служба ДОУ; его можно разделить на текущий и предупредительный).

Объектами контроля являются качество и сроки исполнения документов.

Цель контроля — обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя поставлены на контроль.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Индивидуальные сроки указываются в тексте документа или резолюции руководителя.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Срок исполнения документа исчисляется с момента его получения организацией. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал