••• Нормативно-методическая база архивного дела

Все, о чем пойдет речь в этой статье, опытному архивисту известно, поскольку в своей работе он уже неоднократно обращался к нормативно-методическим документам по архивному делу в Республике Беларусь. Наша цель — познакомить с этими документами начинающего архивиста или работника, которому впервые поручено заниматься архивным делом в организации в качестве дополнительной нагрузки. Всегда важно знать, где можно почерпнуть необходимую информацию. Одновременно подчеркнем, что речь пойдет об информации, касающейся документов на бумажных носителях.

Прежде всего необходимо обратить свой взор к Закону Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Его знание дает понимание основополагающих принципов работы архивов организаций, их значения, места, прав и обязанностей в системе архивных учреждений страны, а также расширяет перспективу вашего видения, вы начинаете воспринимать архив организации не обособленно, а частью общей системы, которая называется архивным делом Республики Беларусь.

После того как вы поняли место и роль архива вашей организации, самое время задуматься над вопросом, с чего же начать, как организовать работу по созданию архива. Важнейшим документом, определяющим принципы работы архива организации, являются Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5 (далее — Основные правила работы архивов). Необходимо отметить, что этот документ сыграл большую роль в становлении работы архивов организаций, поскольку довольно подробно рассматривает все вопросы жизнедеятельности архивов.

Однако со времени принятия Основных правил работы архивов прошло довольно много времени. За это время принято несколько локальных документов, которые иначе рассматривают некоторые позиции, содержащиеся в Основных правилах работы архивов. В частности, такие вопросы, как расположение документов в личных делах работников при формировании их для передачи на архивное хранение, систематизация заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел, формы внутренней описи документов дел и др. В связи с этим в обязательном порядке в своей работе необходимо обращаться к таким нормативным документам, как:

· Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2;

· Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству) (главы 10–18 названного документа имеют самое прямое отношение к работе архивов организаций, поскольку рассматривают вопросы экспертизы ценности документов, составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, составления описей дел, порядок передачи дел в архив организации, уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению; приложения к Инструкции по делопроизводству содержат необходимые формы документов).

При работе над номенклатурой дел, которая является одним из основных делопроизводственных документов (после Инструкции по делопроизводству), можно обратиться к Методическим рекомендациям по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.07.2009 № 23 (далее — Методические рекомендации). В основном данный документ повторяет положения раздела о номенклатуре дел, содержащиеся в Основных правилах работы архивов. В то же время в Методических рекомендациях рассматривается иной порядок систематизации, расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел. Этот вопрос только на первый непрофессиональный взгляд не имеет большого значения. Однако при составлении номенклатуры дел порядок расположения заголовков дел имеет принципиальное значение, поскольку является одним из основополагающих моментов в работе над номенклатурой дел. Второй основополагающий момент при работе над номенклатурой дел (и первый по значимости) — определение сроков хранения документов. Важна, конечно, и редакция заголовков дел, и правильное оформление самого документа, но это уже не первостепенно значимо для номенклатуры дел.

Я предвижу вопрос, который мне может задать неопытный коллега: «А почему архивист должен заниматься номенклатурой дел? Это ведь один из самых важных делопроизводственных документов. Так что пусть ее составлением занимается делопроизводственная служба». Резон в этом есть. Логично и правильно было бы, если бы составлением номенклатуры дел занималась делопроизводственная служба. Чаще всего так и случается, хотя бывают и исключения. Происходит это в силу того, что иногда архивный работник более компетентен в делопроизводственных вопросах, чем работники канцелярии или общего отдела, поэтому архивисту поручается работа по составлению номенклатуры дел, контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве, их переплету, подготовке к передаче на ведомственное хранение. По сути это работа делопроизводственной службы, однако зачастую функции делопроизводственной службы сужаются и включают в себя регистрацию входящей корреспонденции, контроль за оформлением документов и контроль за исполнением документов. А в соответствии с Основными правилами работы архивов и Инструкцией по делопроизводству архивный работник должен оказывать методическую помощь при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел при подготовке их к передаче на хранение в архив организации. Поэтому однозначно ответить на вопрос неопытного архивиста затруднительно, поскольку в разных организациях существует своя практика. А про неопытного архивиста я говорю потому, что опытный сотрудник, скорее всего, уже делал эту работу, поэтому у него и вопросов не возникает.

Но вернемся к номенклатуре дел. Предположим, что ее составляет делопроизводственная служба. Тем не менее архивный работник все равно должен визировать этот документ, поэтому обязан знать вопрос досконально. Особенно внимательно нужно рассматривать сроки хранения дел. При определении сроков хранения дел необходимо обращаться к перечням типовых документов или ведомственным перечням, если таковые имеются. В настоящее время в стране действуют два перечня типовых документов[1]:

· Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38;

· Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82.

Помимо названных перечней необходимо иметь в виду те изменения и дополнения, которые внесены в эти перечни последующими постановлениями Министерства юстиции Республики Беларусь: от 28.07.2009 № 59, от 19.03.2010 № 21, от 01.11.2010 № 86, от 01.06.2011 № 121, от 24.10.2011 № 234.

Существующие перечни типовых документов не охватывают многие виды документов, например по таким направлениям деятельности организаций, как санаторно-оздоровительная, ремонтно-строительная, жилищно-коммунальная, проектно-сметная и др. Думается, архивным государственным учреждениям в этом направлении еще предстоит проделать большую работу, поскольку для архивистов организаций в практической работе необходимы перечни типовых документов. Отсутствие некоторых видов документов в перечнях, а следовательно, и сроков хранения этих документов усложняет работу. Процедура определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, предусмотрена Инструкцией по делопроизводству. Она состоит из нескольких этапов, включающих согласование с вышестоящей организацией или государственным архивным учреждением.

Мне представляется также крайне необходимой разработка новых правил работы архивов организаций, которые включали бы блок организационных вопросов, то есть рекомендаций по организации работы архива, разработку документов, регламентирующих работу архива организации, например? положение об архиве, об экспертной комиссии, должностную инструкцию архивного работника, что позволило бы архивисту отстаивать свой круг непосредственных обязанностей.

Кроме того, для нашей страны давно назрела необходимость в подготовке фундаментального труда «Теория и практика архивного дела в Беларуси» (это предлагаемое рабочее название). Мы знаем только аналогичные разработки времен Советского Союза 1958, 1966 и 1980 годов издания. Несомненно, это выдающиеся труды, но осмысление теории и практики архивного дела в Беларуси крайне необходимо и, как говаривал известный политический и государственный деятель, архиважно.

И последнее, о чем необходимо сказать. Начинающий архивист должен знать о существовании Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, поэтому нелишне будет познакомиться с Положением о государственном надзоре за соблюдением законодательства по архивному делу и ведению делопроизводства в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь 22.12.1998 № 1947. Кроме того, может понадобиться знание ст. 22.10, 22.11, 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях, особенно если вы будете участвовать в дискуссии с руководителем о значении архивного дела в вашей организации или попытаетесь убедить его в необходимости уделять больше внимания вопросу организации работы архива.