Школа секретаря. Урок 5. Знакомимся с порядком прохождения и обработки внутренних документов

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

К внутренним документам принято относить документы, разрабатываемые должностными лицами исходя из задач и потребностей предприятия (его структурных подразделений) и в соответствии с внутренними правилами разработки документов. Иными словами, это документы, образующиеся в результате внутренней деятельности предприятия.

Внутренние документы проходят следующие стадии:

· получение (отдача) указания на разработку документа, его уяснение или уточнение;

· подготовка проекта документа;

· перепечатка;

· согласование содержания проекта документа с заинтересованными должностными лицами;

· корректировка документа по результатам согласования и его визирование;

· окончательное оформление документа;

· проверка правильности оформления документа и его подписание;

· тиражирование и регистрация документа;

· исполнение и контроль исполнения документа;

· прием исполненного документа и снятие его с контроля;

· подшивка исполненного документа в дело.

Маршруты прохождения внутренних документов на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.д.) проходят согласование через юридический отдел.

Протоколы не требуют составления проекта, визирования и согласования. Они передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Внутренние документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов. Распорядительные документы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственной деятельности регистрируются отдельно друг от друга. Также следует помнить, что документы по личному составу, срок хранения которых различается, также следует регистрировать отдельно. Кроме того, отдельно можно регистрировать распорядительные документы определенного вида в том случае, если их объем достаточно велик (например, приказы о командировании).

Регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года. Регистрационным индексом докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел. Например: 12-02/304, где 12-02 — индекс номера дела, в котором будет храниться документ по номенклатуре дел, 304 — порядковый номер документа. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал