Специальные отметки на документах

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала «Секретарское дело»

В настоящее время у специалистов, ответственных за ведение делопроизводства и архивное хранение документов в организации, имеется замечательная возможность не только грамотно выполнять свои профессиональные обязанности, но и самостоятельно повышать уровень знаний. В немалой степени этому способствует доступность информации, наличие в открытых источниках нормативно-инструктивной базы по делопроизводству и архивоведению, возможность участия в различных тренингах и семинарах, а также специализированные периодические издания, в которых освещаются многие нюансы выбранной профессии.

Мы уверены, что подавляющее большинство наших читателей не упускают этой возможности и, как следствие, — обладают достаточно высоким профессиональным уровнем. Но как показывает практика, от ошибок и недочетов не застрахован никто. И если состав реквизитов, используемых при подготовке организационно-распорядительных документов, а также порядок их оформления специалисты более или менее соблюдают, то оформить ряд реквизитов, используемых при дальнейшей работе с этими документами, частенько «забывают».

Поговорим сегодня о специальных отметках на документах.

Одной из основных задач секретаря является организация контроля исполнения документов и поручений руководителя. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа).

Лицо, ответственное за контроль исполнения документа, на контролируемом документе проставляет отметку о контроле (п. 145.3 Инструкции по делопроизводству), которая располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Она может обозначаться буквой «К» или словом «Контроль». Инструкция по делопроизводству допускает проставление отметки о контроле как от руки, так и при помощи штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал