Состав реквизитов бланка для писем и общего бланка организационно-распорядительных документов

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала «Секретарское дело»

Пожалуй, каждый из нас с детства знаком с поговоркой: «Встречают по одежке, провожают по уму». В полной мере эта народная мудрость касается и документов, которые создаются внутри организации, а затем «идут в люди» в виде документации вышестоящих организаций, писем, докладных записок, разного рода справок, актов и т.д.

Как бы ни был документ замечателен по содержанию, первое впечатление о его авторе будет создано не смысловой нагрузкой, а качеством бланка, аккуратностью составления, наличием необходимых реквизитов и грамотностью их оформления.

Задумайтесь, какой документ подсознательно вызовет больше доверия: напечатанный на ксерокопии бланка или на бланке, выполненном типографским способом, на качественной бумаге? А на какое письмо вам будет проще ответить: на то, которое в составе реквизитов бланка имеет почтовый адрес отправителя (включающий почтовый индекс), или на то, на бланке которого организация разместила лишь свое наименование? Учитывая, что на поиск почтового адреса вам придется потратить определенные усилия, можно предположить, что данная организация-отправитель не вызовет положительных эмоций.

Не очень приятная ситуация может сложиться и в том случае, если вам необходимо срочно уточнить информацию, которая содержится в документе сторонней организации. Но при этом телефон исполнителя, указанный в письме, не отвечает, а общеконтактные телефоны на бланке организации отсутствуют. Более того, при ближайшем изучении вопроса вдруг оказывается, что на бланке названа не организация-отправитель, а вышестоящая, в состав которой входит несколько однородных. Какая из них отправила письмо, неизвестно. При этом, пока идет «следствие», шеф рвет и мечет: информация нужна срочно.

К сожалению, эта и схожие с ней ситуации достаточно распространены. Поэтому предлагаем поговорить на тему, какие реквизиты обязательно должны присутствовать на бланках документов и в чем заключается отличие оформления бланков для писем и общих бланков. А предваряя разговор, давайте определимся, что такое бланки документов и какие они бывают.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация — это совокупность реквизитов, присущая данному виду бланков, наносимая типографским или иным способом. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал