Ознакомление работников организации с документами: порядок, сроки

Наталья Новик,
научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Составной частью работы организации любой формы собственности является ознакомление ее работников с документами, как входящими, так и создаваемыми внутри нее. В связи с этим возникает закономерный вопрос: кто должен этим заниматься? Все зависит от того, в чьи должностные обязанности входит данная функция. При составлении должностной инструкции специалисту, отвечающему за ведение кадрового делопроизводства, в нее может быть включен пункт об ознакомлении с приказами по личному составу в течение, к примеру, 5 календарных дней со дня его издания (если иное не закреплено законодательно).

Ознакомление производится так называемой «визой ознакомления», которая по устоявшейся делопроизводственной практике оформляется практически аналогично визе согласования (с небольшими изменениями). Основным отличием является то, что ознакомление оформляется на уже подписанном (утвержденном) документе.

Согласно п. 61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, внутреннее согласование оформляется путем визирования. Данный реквизит включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату. По такому же образцу оформляется отметка об ознакомлении работника с уже подписанными и утвержденными документами, в том числе поступившими в организацию (виза ознакомления).

Отказываться от ознакомления, а также делать какие-либо исправления в тексте документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на документе ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на документе указывается: «Замечания прилагаются».

Визы ознакомления проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал