••• В одной упряжке

Специфика работы секретаря заключается в том, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами, как бы множеством нитей связывая различные подразделения организации между собой и саму организацию с внешним миром, находясь в центре ее внутренних проблем и внешних контактов. И основное в его работе — обеспечение ритмичного, непрерывного, эффективного функционирования предприятия, а также создание благоприятного психологического климата в коллективе.

Но самым важным моментом в работе является установление контакта с начальником, ведь основная задача секретаря — быть помощником, правой рукой шефа. Работая в его стиле, идеальный сотрудник просто обязан быть заинтересован в успешности фирмы. К сожалению, некоторые руководители недопонимают значимости той роли, которую играет секретарь, и ограничивают сферу его деятельности исключительно функцией «живого коммутатора» или «автоответчика». Тем не менее в некоторых организациях, существующих не один год, секретарь является личным организатором и координатором в планировании рабочего времени своего босса.

Секретарь — это посредник между сотрудниками и руководителем. Находясь в постоянном контакте с последним и зная его распорядок дня, секретарь может и должен помогать своим коллегам в решении производственных и личных проблем. Иногда в отсутствие шефа его «правой руке» приходится временно брать на себя функции начальника — выступать от его имени, передавать решения. В такие моменты важны тактичность, сдержанность, недопустимы равнодушие, надменность и чувство собственного превосходства. В практике работы секретарей имеют место случаи сглаживания конфликтов, и здесь многое зависит от профессионализма работника, гибкости поведения в сложных ситуациях, владения своими эмоциями, а также искусства ведения деловой беседы.

Для оказания помощи руководителю секретарь должен уметь рационально планировать свое рабочее время. В этом может быть полезным ведение специальных календарей-дневников. Записи в них делаются ежедневно и во время утреннего или вечернего доклада о текущих делах уточняются.

Строго регламентируется время приема посетителей и его продолжительность. Данные вопросы согласуются с руководителем. Прием по личным вопросам, как правило, приходится на конец рабочего дня. Однако все зависит от того, насколько часто проводится такой прием и сколько посетителей принимает босс.

Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к своему шефу и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопонимание достигнуто, секретарю может быть передано право решения некоторых вопросов.

Вот еще некоторые моменты, соблюдать которые необходимо для создания идеальных отношений между руководителем и его секретарем:

· секретарь не должен допускать ошибки в документах, тем самым освободив начальника от необходимости их проверять;

· своей работой секретарь должен доказать руководителю, что может работать самостоятельно;

· секретарю необходимо научиться отбирать важную для шефа информацию, отфильтровывая шлак, таким образом избавляя от необходимости детально изучать материал;

· секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему придется остаться после окончания рабочего дня, чтобы помочь начальнику;

· секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие босса. При этом босс может быть уверен, что его помощник прекрасно справится и не завалит работу;

· руководитель должен постоянно информировать секретаря обо всех делах, чтобы тот мог максимально ему помочь;

· руководитель должен уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он неправ;

· руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, которому в свою очередь следует быть готовым, что его шеф иногда может оказаться и непунктуальным;

· обеим сторонам необходимо чувство юмора;

· поведение секретаря и эффективность его работы — пример для всех сотрудников. Он всегда должен быть опрятно одетым, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет руководителя;