Архивное хранение личных дел работников

Галина Кудрякова,
главный специалист ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации. Классический вариант передачи состоит в формировании документов каждого личного дела в отдельности. Предполагается, что если на каждого работника заводится личное дело, то оно таким же образом передается в архив организации при его увольнении. В гл. 4 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2, указано, что документы личного дела помещаются в отдельную обложку, вносятся в опись по году увольнения и систематизируются по фамилиям в алфавитном порядке.

После увольнения работника при подготовке личного дела к передаче в архив необходимо провести экспертизу ценности документов личного дела, изъять документы временного срока хранения, если таковые есть в личном деле. Например, как показывает практика, в личном деле иногда хранятся копии паспортов, свидетельств о рождении детей, личных карточек персонифицированного учета, приказов о предоставлении отпусков и др. Все это — документы временного хранения, которые должны быть изъяты из личных дел при проведении экспертизы ценности документов. В то же время если по решению лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в личном деле содержатся договоры (контракты) с работником, то при проведении экспертизы ценности документов они не изымаются, несмотря на то что срок хранения их составляет 3 года после истечения срока действия договора (контракта). Напомним, что только контракты с госслужащими имеют срок хранения 75 лет. Аналогично дело обстоит и с договорами о материальной ответственности. Срок хранения их составляет 3 года после увольнения материально ответственного лица, проведения проверки налоговыми органами соблюдения налогового законодательства и при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля. Если договор о материальной ответственности содержится в личном деле, то он также не изымается при подготовке личного дела к передаче в архив.

В конце личного дела необходимо поместить лист-заверитель. В нем указывается количество листов, содержащихся в личном деле, количество листов внутренней описи. Напоминаем, что при нумерации листов личного дела внутренняя опись дела нумеруется отдельно. Форма внутренней описи личного дела указана в приложении 1 к Инструкции о ведении и хранении личных дел, форма листа-заверителя содержится в приложении 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.