••• Альбом форм документов организации как инструмент оптимизации создания документов

Объемы документации, образующейся в деятельности любой организации, постоянно растут. Связано это как с объективными, так и субъективными причинами. В условиях роста количества создаваемых документов перед работниками делопроизводственных служб нередко встает вопрос о том, как упростить работу по их составлению и оформлению, освободив тем самым время для выполнения других важных задач.

Традиционным способом является создание образцов оформления и/или унифицированных форм (шаблонов) тех документов, которые наиболее часто создаются в организации. Такие образцы и/или формы принято объединять в альбом унифицированных форм документов организации. В частности, подобное предусмотрено п. 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), согласно которому для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Создание образцов оформления или хотя бы шаблонов документов может упростить жизнь всем работникам, позволяя меньше времени тратить на то, чтобы вспомнить, какой текст должен иметь тот или иной документ, какой состав реквизитов должен быть, каким образом их следует оформить и в каком порядке разместить.

Примером унификации ряда типовых документов является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25, содержащая около 80 унифицированных форм документов по таким направлениям, как распорядительная деятельность, организационно-нормативное регулирование деятельности организации, оформление приема на работу, изменений в трудовых отношениях с работниками организаций, увольнения работников, предоставления отпусков и отзыва работников из отпуска, поощрений, наложения дисциплинарных взысканий, направления работников в командировки.

Несмотря на важную положительную роль, которую играет УСОРД в деятельности многих организаций, основным недостатком является то, что Унифицированная система содержит только формы (макеты) документов, не отражая порядок оформления реквизитов этих документов, возможные варианты формулировок текста и т.д. В связи с этим обращаем внимание на новое издание — «Альбом форм организационно-распорядительных документов с комментариями»,которое было разработанона основе УСОРД. В указанном Альбоме содержится более 60 примеров оформления документов по различным направлениям деятельности:

· документация по распорядительной деятельности организации;

· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;

· документация по приему на работу;

· документация по оформлению изменений трудовых отношений (перевод (перемещение) на другую работу, а также заключение, изменение трудового договора (контракта));

· документация по увольнению с работы;

· документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;

· документация по оформлению поощрений;

· документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

· документация по оформлению командировок.

Помимо самих примеров Альбом содержит комментарии к каждому из них, где раскрываются как наиболее важные правовые аспекты создания соответствующего документа, так и делопроизводственные нюансы его оформления. Так, в комментарии к примеру оформления приказа по основной деятельности рассмотрены основные требования к такой категории приказов, правила оформления различных реквизитов, формулирования составных частей текста, порядок регистрации и др. Также, например, в комментариях к примерам оформления многих документов указано, на основании какой правовой нормы они могут создаваться (издаваться), к какой категории относятся, сколько должны храниться в организации и т.д.

Особенностью Альбома является то, что содержащиеся в нем примеры документов оформлены практически в масштабе 1:1 с учетом требований Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69. Это позволит работникам организаций увидеть, как должен выглядеть соответствующий документ при его правильном оформлении.