Личное дело работника: требования к составу и оформлению документов

Наталья Новик,
научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД,

Денис Лаевский,
младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Личное дело работника — совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Основным нормативным правовым актом, регламентирующим работу с личными делами, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2. Данный документ устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. При работе с личными делами кроме Инструкции по личным делам следует руководствоваться:

— Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4;

— Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5;

— Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21.12.2004 № 69;

— Методическими указаниями по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41;

— Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

В Инструкции по личным делам установлено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Фактически в данной норме закреплен порядок, при котором ведение личных дел предусмотрено на всех работников организации, кроме рабочих. Необходимость ведения личных дел государственных служащих определена также в ст. 14 Закона Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь».

Положения Инструкции по личным делам не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся, студентов, аспирантов и др., что обусловлено спецификой состава документов, включаемых в эти личные дела.

В соответствии с п. 3 Инструкции по личным делам формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (при ее отсутствии в качестве самостоятельной структурной единицы — специалист по кадрам). Контроль за правильностью ведения и сохранностью личных дел возлагается на руководителя организации в соответствии с п. 4 Инструкции по личным делам на основании ст. 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала

оформить подписку на журнал