••• «Зульфия, открой личико!», или Каким должен быть идеальный секретарь

Высокий профессионализм — обращенное в профессию творчество.

Л. Гинзбург

Секретарь должен быть профессионалом — это аксиома. А еще инициативным и рассудительным помощником шефа, обладающим широким кругом профессиональных навыков, принимающим решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущим на себя управление.

Не менее важно быть адекватным своим целям и мечтам. Многие мечтают, но не имеют способностей, а зачастую просто желания для претворения мечтаний в жизнь, считая, что эта самая жизнь должна преподнести им все сама, да еще на блюдечке с голубой каемочкой. Но так, к сожалению, не бывает.

Чтобы получить место секретаря, необходим минимальный набор знаний основ делопроизводства, компьютера, иногда иностранного языка. А что же нужно, чтобы удержаться на этом месте и успешно продвигаться по службе? Безусловно, работодатель будет учитывать психологические особенности работника: секретарь — это помощник руководителя, лицо фирмы. Это первый сотрудник, с которым имеет дело посетитель. И от того, как его встретят, зависит впечатление об организации в целом. Многие дальше приемной и не бывают — грамотный секретарь ответит на все вопросы.

Порой бывает трудно сохранить невозмутимость, когда офис в течение дня посещает более ста человек, амбициозных и зачастую агрессивно настроенных. Но секретарю это просто необходимо. Ведь выдержка — одно из основных качеств профессионала.

Кроме всего прочего секретарь сталкивается с большим разнообразием решаемых задач, выполнением нескольких дел одновременно. Порой промахи в работе являются следствием его нихких профессиональных и личностных качеств, которые при выполнении той или иной задачи проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга.

При оценке труда секретарей принято выделять следующие качества.

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководством, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно составить и оформить документ, расшифровать стенограмму или диктограмму, организовать прием посетителей, оповестить участников совещаний т.п. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также могущую нанести ущерб организации или отдельным лицам.

Организованность. Данное качество включает умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить выполнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности предприятия, быть в курсе происходящих событий.

Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний сверху. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию — необходимые условия для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

Трудолюбие. Необходимо приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно и качественно.

Добросовестность. Секретарь своевременно и качественно должен выполнять работу, которую обещал: отпечатать документ, решить вопрос, навести справку. Специфика секретарской профессии требует готовности оказать помощь другим, особенно в сложных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п. У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все, от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности, с тем чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественную работу.

Аккуратность. Никогда не забывайте, что вы — лицо организации. А вашим «лицом» являются качество выполняемой работы, культура рабочего места и внешний вид.

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть только по объективным причинам.

По роду своей должности секретарь владеет большим объемом информации и наделен значительными полномочиями, поскольку является первым помощником руководителя и в определенных ситуациях действует от его имени. Недоброжелательность и нескромность могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.

В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т.д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, он должен изложить ее как можно более деликатно.

Среди других качеств, без которых не стать идеальным секретарем, можно отметить умение быстро вникать в суть дела, способность к самообучению, расширению своего кругозора, общительность, которая поможет наладить взаимоотношения с посетителями и коллегами, артистизм и чувство юмора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейное положение, состояние здоровья, моральная устойчивость.

Профессия секретаря требует дипломатичности, хорошей памяти, сообразительности и дисциплинированности. Нужно всегда отлично выглядеть, быть в хорошем расположении духа и настроении. Умение держать себя в руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в одной команде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних.

Идеальный секретарь должен быть общительным, но не пустомелей и сплетником; уравновешенным, но активным и работоспособным; чутким и внимательным, но не обидчивым и слезливым; вежливым и доброжелательным и при этом деловым и строгим. Такие противоречия приводят к главному заключению: секретарь, как и хороший руководитель, должен быть РАЗНЫМ — в зависимости от обстоятельств и людей, его окружающих. Его поведение должно быть не раз и навсегда заученным, а гибким и творческим.

А теперь подведем итоги: перечисленные деловые и личностные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен ежедневный труд над собой и серьезная подготовка к работе на этой престижной должности.