••• Табель форм документов организации

Наталия Кондакова,
научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Эффективность деятельности любой организации в значительной степени зависит от качества и своевременной обработки информации, используемой в управлении. В современных условиях развития общества практически каждая компания сталкивается с проблемой увеличения объема документации, образующейся в ее деятельности, что приводит к необходимости ее упорядочения (в том числе за счет сокращения видового разнообразия), а также совершенствования организации работы с документами (прежде всего за счет сокращения временных затрат на их создание и обработку). И одним из наиболее эффективных методов является унификация и стандартизация.

Суть унификации заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей, соответствующих назначению документов, и установлении единых требований к их составлению и оформлению. Совокупность унифицированных форм документов, разработанных для документального оформления задач, стоящих перед отдельной организацией, включается в табель унифицированных форм документов. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству), табель — это перечень разрешенных к применению в организации унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с отражением основных этапов их подготовки и прохождения.

На необходимость разработки табеля форм документов (как одного из путей оптимизации документооборота) организациями Республики Беларусь указано в ряде нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу. Так, например, в п. 17 Инструкции по делопроизводству сказано, что для сокращения количества применяемых форм документов организация разрабатывает унифицированные формы документов, которые включаются в табель унифицированных форм документов организации. Тем не менее прямая обязанность это делать не установлена.

Табель является локальным нормативным правовым актом организации.

Разработка и использование табеля в деятельности организации обеспечивает:

— оптимизацию состава применяемых форм документов;

— унификацию форм документов;

— классификацию применяемых форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности или по структурным подразделениям;

— унификацию и нормативное закрепление процедуры (отдельных ее этапов) подготовки документов;

— упорядочение документационных процессов организации.

Поскольку в табель включаются наименования форм документов, разрешенных к применению в организации, а также указываются все или основные этапы их подготовки, это ограничивает возможность появления непредусмотренных видов и форм документов, позволяет регламентировать порядок работы с ними и содержание технологических этапов их обработки.

В текущей деятельности организации табель выполняет функцию справочника, который:

— содержит в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых для документирования деятельности организации;

— закрепляет этапы обработки документов, используемых при выполнении определенных функций и задач управления, состав исполнителей и распределение между ними составных элементов работы с документами.

На основании табеля выбирается форма документа, установленная для документирования определенной задачи управления, определяются лица, ответственные за подготовку конкретных документов, а также участвующие в их согласовании либо уполномоченные подписывать и утверждать соответствующие документы.

Разработка табеля осуществляется службой ДОУ организации. Но при необходимости для этого может быть создана рабочая группа, состоящая из:

— руководителя организации или его заместителя;

— работников службы ДОУ и архива организации;

— работников структурных подразделений, имеющих длительный стаж работы в организации и знающих специфику деятельности и состав документации, образующейся в деятельности соответствующих структурных подразделений.

К разработке табеля в качестве членов рабочей группы или экспертов могут привлекаться специалисты сторонних организаций.

Руководитель организации или его заместитель, курирующий вопросы ДОУ, определяет руководителя и состав рабочей группы, а также утверждает план проведения работ по разработке табеля. В плане определяются перечень работ, сроки и порядок их проведения, ответственность исполнителей по отдельным видам работ, включенным в план, форма фиксирования и представления результатов.

Разработка и внедрение табеля в практику работы организации проводится в несколько этапов:

— предпроектное обследование (сбор и анализ данных);

— отбор и унификация форм документов для включения в табель;

— составление табеля (выбор формы, определение структуры);

— согласование, утверждение табеля;

— внедрение, организация ведения табеля.

Табель составляется в табличной форме и содержит графы, характеризующие включенные в него формы документов и порядок их обработки по ряду признаков. Форма и структура выбираются с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при его разработке. Он также может содержать графы, отражающие сведения об адресате, лице, ответственном за контроль исполнения, тираже документа, месте хранения подлинника (первого экземпляра) и др. Перечень граф табеля зависит от глубины проводимой систематизации документов и детализации порядка работы с ними.

Подготовленный рабочей группой проект табеля подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации.

Визирование табеля осуществляется в порядке, установленном для визирования внутренних документов организации.

Утверждение может осуществляться двумя способами: посредством проставления грифа утверждения, содержащего личную подпись руководителя организации, или путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения). Распорядительный документ издается в случае, если требуются дополнительные предписания и разъяснения по внедрению и применению табеля. При утверждении посредством проставления на нем грифа утверждения он регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, формируется в самостоятельное дело, которое включается в раздел номенклатуры дел, содержащий дела службы ДОУ организации.

Утвержденный табель доводится до сведения работников организации, создающих (использующих) в своей деятельности документы, наименования форм которых включены в табель.

Для оформления всех необходимых отметок об ознакомлении с табелем допускается оформлять отдельный лист ознакомления, прилагаемый к документу.

Все работники организации обязаны соблюдать требования табеля при работе с документами: использовать в своей деятельности только те виды и формы, которые включены в табель, соблюдать установленный порядок работы с ними.

Параллельно с разработкой табеля может осуществляться разработка альбома унифицированных форм документов организации, который представляет собой сборник унифицированных форм документов, составленных и оформленных в соответствии с установленными правилами.

Разработка альбома форм проводится в несколько этапов:

— определение структуры альбома форм и состава документов, включаемых в него (структура альбома форм, как правило, должна соответствовать структуре табеля);

— классификация документов в соответствии с выбранной структурой;

— включение форм в альбом;

— согласование и утверждение альбома форм.

Проект альбома форм подлежит согласованию со всеми структурными подразделениями организации, в том числе со службой ДОУ и архивом организации, в порядке, установленном для внутренних документов организации. После согласования всех замечаний и предложений альбом форм утверждается руководителем организации.

Изменения и дополнения вносятся в альбом форм по мере необходимости в течение календарного года и вводятся в действие распорядительным документом (приказом, распоряжением) руководителя организации. При значительных изменениях альбом форм может утверждаться в новой редакции независимо от времени года.

Формы документов, включенные в альбом форм, используются для разработки шаблонов документов в электронном виде.