Основные этапы подготовки организационно-распорядительной документации

Ольга Моисеенко,
научный редактор журнала «Секретарское дело»

Среди знаний и навыков, которые работодатель ожидает увидеть у идеального секретаря, не последнее место занимает умение грамотно работать с документами. В соответствии со ст. 26 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В практической деятельности лицо, ответственное за ведение делопроизводства в организации, чаще всего имеет дело с официальным документом, то есть документом, созданным юридическим или физическим лицом, оформленным и удостоверенным в установленном порядке.

Каждый документ имеет свой жизненный цикл, который начинается с его создания и заканчивается передачей на архивное хранение либо выделением к уничтожению. Документы важно составлять грамотно и оформлять их в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь не только для того, чтобы наделить их юридической силой, но и потому, что созданные надлежащим образом документы позволяют наиболее оптимально организовать документооборот организации (сократить сроки прохождения документов внутри организации, сроки исполнения действий, предписываемых документами, и т.д.).

В процессе подготовки документа можно выделить следующие этапы:

— принятие решения о создании документа;

— оформление на электронном или бумажном носителе проекта документа;

— согласование с должностными лицами (при необходимости);

— подписание;

— утверждение (при необходимости);

— регистрация.

Рассмотрим каждый из этих этапов подробнее.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал