Школа секретаря Урок 1. Организация современного документооборота

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

В наше время, насыщенное информационными технологиями, к документам и службам, ответственным за их создание, обращение и хранение, предъявляются все новые и новые требования. Сегодня компьютер по праву занимает одно из главных мест на рабочем столе секретаря. Он не только позволяет быстро и качественно оформить документы, но и предоставляет невиданные ранее возможности по их учету, контролю за исполнением, передаче по каналам телекоммуникаций, оперативному хранению и поиску.

В настоящее время на большинстве предприятий информация (приказы, деловая переписка, договоры, прайс-листы и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде. Потребность быстро найти документ, передать его, сохранить и использовать привела к созданию систем электронного документооборота, первые из которых появились еще в 80-е годы прошлого века.

От четкости и оперативности движения и обработки документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота уделяется большое внимание. Под документооборотом предприятия принято понимать упорядоченное перемещение документов, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.

Отметим, что для перемещения документов сегодня широко используются как традиционные (почта, в том числе обычная, авиа- и специализированная, к примеру, DHL UPS и т.п., курьерская доставка или доставка нарочным, телеграф, телефон, телефакс), так и электронные средства (прежде всего электронная почта). Таким образом, если до недавнего времени в деловой литературе было принято отделять друг от друга традиционный и электронный документооборот, то теперь можно говорить о возникновении нового, современного типа документооборота, сочетающего в себе лучшие качества традиционного делопроизводства с современными технологиями создания, обработки и передачи документов по назначению.

Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними. По терминологии международной организации Workflow Management Coalition электронный документооборот (Workflow) — это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или даже полностью исключить бумажные носители.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал