Копия документа. Оформление реквизита «Отметка о заверении копии»

Денис Лаевский,
младший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Большинство секретарей в практической деятельности сталкиваются с необходимостью правильного оформления и заверения копий. Понятие «копия» происходит от латинского copia, что означает «множество». В предварительном государственном стандарте Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном и введенном в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 05.05.2010 № 19, под копией документа понимается документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их.

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники.

Существует множество видов копий. В зависимости от полноты воспроизведения информации документа и его внешних признаков среди копий выделяются:

— выписки из официальных документов;

— отпуски (копии исходящих документов, остающихся в деле организации).

Согласно СТБ П 2059-2010, выписка из официального документа — это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (например, выписка из протокола, выписка из приказа).

Отпуск — это копия, которая остается в организации взамен исходящего документа. Раньше этим термином называли второй, третий и т.д. экземпляры документов, которые автоматически получались при печатании на пишущих машинках. В настоящее время термин «отпуск» в нормативных правовых актах Республики Беларусь не используется. В ч. 5 п. 64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, указанный вид копий называется как «копии исходящих документов, остающихся в деле организации».

Один из наиболее распространенных видов копий — это копии, автоматически полученные при печатании документа с помощью технических средств (компьютера, пишущей машинки и др.). Изготовленные таким образом экземпляры документа называются размноженными экземплярами. Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости — утверждения, проставления печати) становится подлинником, остальные — копиями.

С развитием информационных технологий техника размножения документов усовершенствовалась: появилась возможность создания копий, получаемых автоматически вместе с подлинником и вполне идентичных с ним. Факсимильные копии — это копии, получаемые при размножении документа техническими средствами (с использованием копировального аппарата, факса и т.п.), с точным воспроизведением его реквизитов, включая изображение собственноручной подписи. В ч. 6 п. 64 Инструкции по делопроизводству указанный вид копий называется «копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи».

В архивоведении и библиотековедении для обозначения документов, размноженных с помощью копировально-множительной техники и точно воспроизводящих реквизиты подлинников, используется термин дублетные документы.

Существуют кратные копии («копия с копии», «копия копии с копии» и т.п.), создающиеся в тех случаях, когда отсутствует оригинал или подлинник, но есть копия. Также могут создаваться микрокопии — многократно уменьшенные в размерах по отношению к оригиналу копии, но при этом сохраняющие информацию в аналоговой форме.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал