Электронная почта как инструмент документооборота: общие требования

Андрей Сукач,
заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

Электронная почта в настоящее время рассматривается в качестве одного из средств осуществления электронного документооборота, особенно в организациях, не использующих специализированные системы электронного документооборота. При использовании электронной почты для осуществления безбумажного документооборота необходимо помнить об общих принципах и правилах организации документооборота, в том числе закрепленных в нормативных правовых актах Республики Беларусь (см., например, п. 138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4). В частности, организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

— оперативность прохождения документов;

— исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

— соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

При использовании электронной почты в качестве средства осуществления документооборота должна обеспечиваться совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Электронная почта может использоваться как для организации документооборота внутри организации, так и для переписки с внешними корреспондентами.

При отправке (получении) документов посредством электронной почты определение необходимости их регистрации, рассмотрения и исполнения, а также установление сроков исполнения таких документов осуществляются с учетом общего порядка, предусмотренного для бумажных документов.

При организации документооборота с использованием электронной почты необходимо обеспечивать доступность отправляемых (получаемых) посредством нее документов для всех заинтересованных работников организации в соответствии с их функциональными обязанностями и установленными правами доступа. Иными словами, несмотря на то, что чаще всего отдельный электронный адрес (почтовый ящик) находится в распоряжении одного работника, доступ к поступающим или отправляемым через него документам при необходимости должен иметь любой уполномоченный работник организации.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал