Первый блин — не комом, или Кухня секретаря-профессионала

Вероника Троянова

Письма, как блинчики, бывают разными, в зависимости от их начинки — цели составления. Запрос, приглашение, предложение, уведомление, извещение, напоминание, подтверждение, информационное, гарантийное, благодарственное, сопроводительное, претензионное, рекомендательное, поздравительное, с соболезнованиями — это далеко не полный их перечень. И секретарь, как профессиональный шеф-повар, должен уметь приготовить любое. Ведь для него умение написания делового текста является важнейшим профессиональным качеством. Однако какой бы ни была начинка, блинчики не приготовить без теста!

Когда предприятие начинает свою деятельность, чтобы привлечь клиентов, ему нужно заявить о себе. Таким образом, первые «блинчики», которые приходится «стряпать» хозяйке офиса — письма с предложением сотрудничества. Но поскольку этот вид письма относится к основной деятельности предприятия, над ним будет трудиться не только секретарь.

Едва ли блюдо с комочками или, не дай Бог, каким-нибудь мелким мусором будет иметь успех у избалованного всяческими изысками потребителя. Поэтому первым делом составитель письма тщательно продумывает его текст, логику и последовательность изложения. Просеивает лишние слова, перечисляет все важные детали.

Не добавляйте слишком много «воды»! Ценящий свое время руководитель точно не восхитится «водянистыми» оборотами. Например, такими: «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно Вам, не правда ли?». И уж совсем не стоит проявлять неуместную вежливость, вызывая недоверие к компетентности своей фирмы: «Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста». Подобный текст всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. А ведь нормальный деловой контакт возможен только «по горизонтали», между равными, уважающими друг друга партнерами.

Текст письма придумает его исполнитель, тот, кто непосредственно будет предлагать товар или услугу. А задача секретаря — помочь с правильным его оформлением. И затем всегда иметь под рукой шаблон-полуфабрикат, из которого можно приготовить аппетитнейшие блюда на любой вкус. Именно секретарь должен проследить, чтобы конечный продукт содержал в себе все необходимые ингредиенты — реквизиты письма.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал