Создание условий для хранения документов

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Ни о каком архиве не может быть и речи, если в организации нет условий для хранения документов. Можно создать хорошую нормативную базу, провести научно-техническую обработку документов организации, составить описи этих документов, но если нет помещения, то нет и архива.

В то же время нельзя говорить об архиве в организации и в том случае, если помещение под него выделено, но в это помещение без какого-либо учета складываются утратившие оперативное значение документы в неупорядоченном состоянии.

Таким образом, архив организации предполагает размещение в определенном порядке в специально построенном или приспособленном помещении учтенных, правильно сформированных и оформленных в соответствии с архивными нормами документов.

Разумеется, идеальной представляется ситуация, когда при строительстве офиса предусмотрено помещение для архива. В таком случае можно изначально учесть все требования, к нему предъявляемые. Но на практике, как правило, под архив выделяется неспециализированное помещение, поэтому речь будет идти о том, как приспособить выделенное помещение под архив.

Зачастую, как ни прискорбно об этом говорить, при выделении помещения для архива в организациях руководствуются остаточным принципом. Архив размещают в подвальных, чердачных помещениях, в ангарах, гаражах, каморках и других местах, перечень которых многие с легкостью могут продолжить, исходя из личного опыта. Более того, хранение документов часто сочетают с хранением материально-технических ценностей, то есть архив совмещают со складом. Нередки вопиющие случаи, когда архив используют как комнату для обедов, хранения пищи и т.д.

Итак, все, о чем речь шла в предыдущих строках, должно рассматриваться как нарушение тех требований, которые предъявляются к помещению архива. Нежелательно размещение архива в чердачных помещениях и подвалах. Если же документы и размещают в подобных помещениях, то, по крайней мере, они не должны содержать газовых, водопроводных, канализационных и других трубопроводов. Хранилище должно быть безопасно в пожарном отношении и защищено от затопления.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал