Организация приема посетителей

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

В должностной инструкции секретаря в разделе «Обязанности» непременно присутствует пункт, который говорит о том, что секретарь должен вести прием посетителей. Независимо от сферы деятельности учреждения, организации, фирмы, собственности, подчиненности и т.д. каждый секретарь связан с указанным видом деятельности. В небольшом учреждении в обязанности секретаря входит прием всех посетителей, а в крупной солидной компании секретарь-референт обеспечивает прием посетителей руководством.

Рассматривая проблему организации приема посетителей, остановимся на общих принципах и правилах организации и ведения приема.

В каждой организации руководитель определяет дни и часы приема посетителей. В зависимости от постановки дел в той или иной организации человек, занимающийся приемом посетителей, может:

— дать необходимые пояснения;

— проводить посетителя к месту встречи;

— предложить посетителю подождать;

— объяснить, как пройти к лифту, в буфет или другие помещения в здании.

Во многих организациях посетителей просят занести сведения о себе в специальную книгу посетителей. В компаниях с повышенным режимом секретности помимо регистрации в специальной книге посетителям необходимо иметь пропуск или специальный значок. Им разрешается ходить по зданию только в сопровождении сотрудников предприятия. Благодаря этим мерам в помещение компании не могут попасть посторонние, по специальным значкам посетителей легко узнать и дать им необходимые пояснения с тем, чтобы они могли без помех найти нужный им отдел или сотрудника, если они не знают точно, как пройти.

Независимо от того, кто придет к вам в офис, гость, клиент или партнер, одна из главных потребностей любого посетителя — чувствовать, что его ждали. Чтобы удовлетворить ее, а также свести к минимуму возможные накладки от недостатка информации, в компаниях ведется процедура предварительной записи (регистрации) ожидаемых посетителей.

Накануне занесите в специальный журнал предварительные сведения об ожидаемых посетителях: имя, фамилию, должность, название компании, с кем из сотрудников назначена встреча и на какое время, по какому вопросу.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал