Итоговая запись к номенклатуре дел организации

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

В конце делопроизводственного года мы торопимся завершить работу над номенклатурой дел организации на будущий год. К этому времени ее необходимо не только составить, но также согласовать и утвердить в установленном порядке. При этом довольно часто мы забываем про итоговую запись к номенклатуре дел года уходящего.

На нее, как правило, не обращают особого внимания в процессе деятельности делопроизводственных и архивных служб организации. Происходит это по двум причинам. Во-первых, основные усилия служб ДОУ направляются на то, чтобы приучить структурные подразделения формировать дела в соответствии с номенклатурой дел. Во-вторых, итоговая запись существенно не влияет на состояние делопроизводства и архивного дела в организации, а имеет скорее справочный, информационный характер.

Тем не менее нормативные документы Государственной архивной службы Республики Беларусь предусматривают наличие итоговой записи к номенклатуре дел, а посему мы не можем ее игнорировать.

Три нормативно-методических документа определяют форму итоговой записи к номенклатуре дел. Это Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5, Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденные приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 15.07.2009 № 23. Все они по сути дублируют друг друга, не привнося ничего нового, что само по себе очень хорошо, поскольку не создает разнобоя в работе. Единственное различие состоит в том, что в Основных правилах работы архивов и Инструкции по делопроизводству указывается, что итоговая запись составляется в конце сводной номенклатуры дел, а Методические рекомендации уточняют, что итоговая запись оформляется на отдельном листе, который помещается в конце номенклатуры дел.

Какова же технология составления итоговой записи?

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал