••• Полезные программы для секретаря

Екатерина САЗОНОВА

Бесспорно, современный секретарь не может обходиться без компьютера, который значительно ускоряет все рабочие процессы. Тем не менее вычислительную машину с установленным на ней пакетом Microsoft Office можно сделать еще полезней с помощью соответствующих программ. Именно о них мы сейчас и поговорим.

К примеру, PuntoSwitcher. Зачастую мы забываем обратить внимание на то, в каком режиме раскладки находится клавиатура, и успеваем напечатать несколько строчек тарабарщины прежде, чем заметим оплошность. Данная программа следит за тем, какие символы набираются, и если русское слово вдруг начинается на мягкий знак, а вместо «привет» получается ghbdtn, Punto Switcher меняет раскладку и приводит набранный текст в должный вид. Кроме того, программа исправляет ошибочное нажатие Caps Lock, при необходимости помогает транслитерировать набранный текст на кириллице в латинские символы, а также позволяет вести дневник, который будет запоминать, какой текст набирался в том или ином приложении в определенный промежуток времени. Последняя функция значительно облегчит жизнь в случае сбоя программы: набранный текст можно будет легко восстановить.

Еще одно приложение, которое станет подспорьем при набирании текста, — TypePilot. Оно позволяет создавать базу данных с короткими ключевыми словами и соотносить их с определенными фразами, которые секретарю приходится набирать помногу раз на дню. Так, к примеру, набранное ключевое слово «ув» Type Pilot автоматически развернет во фразу «С уважением, Иван Иванов». Пользуясь данной утилитой, вы сэкономите немало времени при наборе документов с повторяющимися формулировками.

Сегодня сотрудничество с иностранными компаниями является обычной практикой. И, как правило, ведение деловой переписки, а также функции переводчика ложатся на плечи секретаря. Хорошим подспорьем в данном случае станет программа PROMT Professional 9.0. С ее помощью вы можете осуществлять перевод с русского на английский, французский, испанский, немецкий языки и наоборот (кроме русско-итальянского направления перевода, которое находится в стадии разработки). PROMT обеспечивает комфортную работу с переводимым документом в отдельном окне, но также легко встраивается в приложения MS Office 2000–2007 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) и Adobe (Adobe Reader, Adobe Acrobat Pro). Программа позволяет создавать и подключать базы Translation Memory для перевода типовых документов и терминов в соответствии с корпоративными стандартами. Это еще одна возможность существенно уменьшить количество времени, затрачиваемого на перевод и работу с документами.

Кроме работы с различной документацией у секретаря есть еще много других обязанностей. Это проведение встреч и телефонные переговоры, составление отчетов и поздравления деловых партнеров. Но как обо всем упомнить? Работа станет гораздо проще, если обо всех ваших делах будет помнить программа-органайзер. К примеру, KS Organizer. Она включает в себя задачи, адресную книгу, календарь и заметки. Во многом принцип ее работы схож с теми, что имеются в мобильных телефонах, разве что возможности более обширны.

Более интересным аналогом календаря и планировщика задач является программа Power Notes, которая позволяет создавать на экране монитора виртуальные стикеры-«напоминалки», не дающие забыть о важных делах. В Power Notes можно задать цвет стикера и периодичность, с которым приложение будет о нем напоминать. А если придать задаче статус VIP, то заметка о ней будет мигать и постоянно издавать звуковой сигнал — такое извещение будет сложно проигнорировать. Кроме того, задачу можно связать с запуском различных приложений, например, напоминание об отправке важного электронного письма будет сопровождаться запуском почтового клиента.

На компьютере секретаря ежедневно создаются десятки документов, открываются дюжины веб-страниц и совершается множество других операций. Так что со временем вашему верному помощнику может понадобиться основательная чистка. В одном из прошлых номеров «Секретарского дела» мы рассказывали о том, как почистить компьютер вручную. Тем не менее в этом случае всегда остается, пусть и небольшой, риск удалить важный файл и нарушить работу операционной системы. Для тех, кто сомневается в своих возможностях или просто хочет сэкономить время, есть хорошая программа под названием CCleaner, которая ищет и безболезненно удаляет временные и неиспользуемые файлы, освобождая тем самым драгоценные мегабайты памяти и увеличивая производительность системы. Программа располагает удобным и понятным интерфейсом, так что даже неопытный пользователь при желании сможет настроить параметры чистки. Использование приложения раз в месяц поможет вам содержать компьютер в порядке.

Порой случается так, что по неосторожности из памяти компьютера или c flash-карты мы удаляем нужные файлы. Бывает, что документы теряются в результате форматирования жесткого диска, переустановки Windows, из-за воздействия вируса или действия червя, неожиданного выключения компьютера, «зависания» программы. Зачастую мы смиряемся с потерей, хотя на самом деле возможность восстановления файлов есть. На помощь придет программа Recover My Files. Мощный инструмент для восстановления удаленных файлов возрождает документы, графические, музыкальные и видеофайлы, электронную почту. У приложения имеется много опций для поиска во временных папках, оно может обнаруживать и восстанавливать даже те файлы, которые не были сохранены.

Перечисленные выше программы не являются уникальными в своем роде. Мы назвали лишь самые популярные и широко используемые продукты и показали, как с их помощью облегчить работу секретаря. Вы можете использовать именно их, а можете найти среди великого множества аналогов те, которые понравятся вам своим интерфейсом, дополнительными функциями и доступностью.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал