Школа секретаря. Урок 10. Составление и оформление протокола

Галина Пешкова,
преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Коллегиальная деятельность (заседания, совещания, работа комиссий, собрания трудового коллектива, заседания советов и т.д.) сопровождается обязательным составлением итоговых документов, как правило, протоколов. Одной из функций секретаря является составление и оформление данного вида документов. Он, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в них информации.

Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Поскольку в протоколе фиксируется информация о ходе совещания, его обычно относят к справочно-информационным документам. Однако в протоколе фиксируются еще и принятые в ходе совещания решения, поэтому его иногда приравнивают к распорядительным документам.

Протокол используется для документирования деятельности различных коллегиальных органов. Это могут быть временные (собрания, конференции, комиссии и т.п.) или постоянные (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, заседания президиумов и т.п.) совещательные органы. Протоколами может оформляться также деятельность других органов: следственных, административных, охраны общественного порядка и др.

Протокол ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом, которое конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания. По способу записи протоколы могут быть стенографическими, фонографическими, конспективными; по полноте освещения хода заседания — полными, краткими и сокращенными.

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа. Краткие и сокращенные составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Кратко рекомендуется протоколировать также оперативные совещания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал