К вопросу об экспертной комиссии организации

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Экспертиза ценности документов — это определение их научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости с целью установления сроков хранения и отбора на хранение. В нормативных документах по архивному делу сказано, что экспертиза ценности документов в организациях осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией.

А что же на самом деле представляет собой экспертная комиссия? Каковы ее функции и как они должны реализовываться? Задуматься над этим заставил вопрос главного бухгалтера одной довольно крупной государственной организации. Она поинтересовалась: «Каким образом экспертная комиссия проводит процедуру определения ценности документов? Значит ли это, что мы, ее члены, должны собраться вместе и на заседании просмотреть все документы, чтобы определить срок хранения, решить, оставить их на хранение или выделить к уничтожению? У меня как у главного бухгалтера на это просто нет времени».

Для того чтобы ответить на этот вопрос, давайте обобщим все, что нам известно об экспертной комиссии организации.

Экспертная комиссия создается в каждой организации независимо от формы собственности и состоит, как правило, из 5–7 человек. В нее входят работники тех структурных подразделений, в процессе деятельности которых создается наибольшее количество документов. В обязательном порядке в состав комиссии включается работник, отвечающий за делопроизводство, и работник, отвечающий за архив организации (заведующий архивом). Обычно один из них является секретарем комиссии. Также в состав комиссии должен входить главный бухгалтер, работник кадровой службы. Если организация является источником комплектования государственного архива, в состав ЭК может быть включен работник соответствующего архива. Персональный состав ЭК утверждается приказом руководителя предприятия.

Председателем комиссии назначается заместитель руководителя организации, но никак не ее руководитель, поскольку последний в связи с тем, что ЭК является совещательным органом, утверждает все ее решения. Заседания ЭК и принимаемые ею решения оформляются протоколом. Оформление протоколов и обеспечение их сохранности возлагаются на секретаря комиссии.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал