Делопроизводство архива организации

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Архив организации, так же как и любое другое структурное подразделение, имеет свою документацию. Организовывая архив, мы не только заботимся о помещении, стеллажах, мебели и других предметах, которые составляют его материальную базу и без которых немыслима работа, но и одновременно занимаемся созданием пакета локальной нормативной документации, которая определяет статус архива, его права и функции, взаимосвязи с другими подразделениями организации.

В данном случае речь идет о тех документах, которые должны быть в обязательном порядке: положение об архиве, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция заведующему архивом. После разработки необходимых нормативных документов следует их согласование и утверждение в установленном порядке.

В своей трудовой деятельности архивный работник активно использует нормативно-методические документы, разработанные Государственной архивной службой Республики Беларусь (правила, инструкции, методические рекомендации). Эти документы также займут причитающееся им место в делопроизводстве архива.

После оборудования помещения архива начинается работа его по комплектованию документами структурных подразделений. Напомним, что прием документов осуществляется только по сдаточным описям, использование номенклатуры дел для приема документов временного хранения, на наш взгляд, неэффективно и не обеспечивает по-настоящему учет документов. Сдаточные описи структурных подразделений можно формировать в одно дело. Однако с течением времени количество описей увеличивается, поэтому приемлемо и целесообразно для каждого структурного подразделения завести отдельную папку, в которой будут храниться сдаточные описи только этого структурного подразделения. Все папки со сдаточными описями будут иметь один номенклатурный индекс.

После приема документов по сдаточным описям работник архива составляет сводную опись дел постоянного хранения (организации Списка № 1 и организации негосударственной формы собственности) и опись дел по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет (все организации независимо от формы собственности). Сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу рекомендуется формировать в отдельные дела.

Рекомендуем также завести дело фонда, в котором будут находиться такие документы, как акты приема-передачи документов, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, и др. Можно из названных документов сформировать два дела по видам документов. На наш взгляд, предпочтительнее завести дело фонда, поскольку в процессе работы могут появляться документы, относящиеся к архиву, выделять которые в отдельные дела нецелесообразно, например, докладные записки по вопросам работы архива с резолюцией руководителя, протоколы изъятия документов контролирующими органами и др.

Одним из важнейших делопроизводственных документов в работе архива является журнал или книга учета выдачи документов из архива. Он не только важен как учетный документ, но и необходим для того, чтобы контролировать своевременность возврата документов.

Форма книги учета выдачи дел во временное пользование определена Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал