Адресат временно недоступен

Андрей Сукач,
заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

Работники организаций чаще всего имеют монопольный доступ к выделенным им служебным ящикам электронной почты. Во многом это оправданно, поскольку позволяет индивидуализировать ответственность за использование по назначению выделенного для работы ящика электронной почты, а также четко определить, кто отправлял или получал сообщение с конкретного электронного адреса.

Вместе с тем монопольный доступ работника к своему ящику электронной почты в сезон отпусков может создать потенциальную проблему, когда сообщения, поступающие на адрес конкретного работника в его отсутствие, будут вынуждены дожидаться возвращения этого работника из отпуска. Наиболее ярко такая проблема проявляется в случае длительного отсутствия секретаря, владеющего монопольным доступом к ящику электронной почты организации, через который отправляется и получается основная масса официальной электронной корреспонденции. Это можно сравнить с положением, при котором на время отпуска секретарь забрал с собой единственный ключ от почтового ящика для обычной бумажной корреспонденции. Очевидно, что подобная ситуация совершенно недопустима, поскольку может поставить под угрозу совершение важной коммерческой сделки, замедлить принятие решений и т.д. Да и имидж организации, не отвечающей на важное электронное сообщение несколько недель, тоже может пострадать.

С учетом сказанного выше необходимо предусмотреть возможность доступа к сообщениям, поступающим на электронный адрес ушедшего в отпуск работника. Сделать это можно несколькими способами.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал