Использование электронной почты в организации: с чего начать

Андрей Сукач,
заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

В настоящее время во многих организациях Республики Беларусь электронная почта активно используется в качестве инструмента документооборота, дополняя функционал специализированных систем электронного документооборота, а нередко частично выполняя их функции (в организациях, где они не внедрены). Популярность электронной почты обусловлена рядом факторов, среди которых высокая скорость пересылки информации, низкие затраты на ее создание и пересылку (в том числе отсутствие затрат на бумагу, конверты и т.д.), возможность многократного использования и размножения пересылаемой информации.

Несмотря на активное использование электронной почты, организации зачастую не стремятся регламентировать работу с ней. Вместе с тем отсутствие регламентации или наличия хотя бы базовых утвержденных руководством предприятия правил ее использования несет за собой некоторые риски, связанные с нарушением информационной безопасности, потенциальной утратой пересылаемых посредством электронной почты документов и др.

Как отмечается в Методических рекомендациях по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, документированная информация, пересылаемая посредством электронной почты, может иметь важное значение как для текущей деятельности предприятия, так и в перспективе в качестве источника ретроспективной информации о его деятельности в целом и отдельных работников в частности. Грамотная организация использования и сохранения такой информации имеет первостепенное значение для обеспечения ее полноты, подлинности и других свойств, необходимых в текущей деятельности организаций, а также при использовании в будущем.

Определяя порядок использования электронной почты, в первую очередь необходимо четко определить, что же является системой электронной почты организации, используемой работниками для получения и отправки документов и электронных сообщений в процессе осуществления деловой деятельности. В том числе необходимо создать основной официальный адрес электронной почты организации, то есть аналог обычного почтового адреса для электронной корреспонденции.

Для идентификации системы электронной почты организации необходимо также определить комплекс программно-технических средств, используемых для ее функционирования, и/или систему официальных адресов электронной почты, используемых работниками организации, и закрепить это в локальных нормативных правовых актах (инструкции по делопроизводству, правилах использования электронной почты организации и т.п.).

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал