Организация современного офиса. Рабочее место секретаря

Ольга Славинская,
кандидат педагогических наук, доцент, зав. кафедрой социально-трудовых отношений Государственного учреждения образования «Республиканский институт повышения квалификации и переподготовки работников Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь»

Слово «приемная» говорит само за себя: здесь посетители ожидают приема руководителем. Но это еще и рабочее место секретаря, которое должно быть рационально и эффективно организовано в соответствии с его функциональными обязанностями, связями внутри организации, трудовым распорядком.

Рабочее место секретаря располагается, как правило, в отдельном помещении, рядом с кабинетом руководителя и выступает в роли своеобразного фильтра — распределяет потоки посетителей, направляющихся к шефу, поддерживая систему в работе учреждения.

Для обеспечения безопасности и комфорта труда секретаря должны выполняться общие гигиенические требования к рабочему месту:

— температура воздуха в помещении — 16–20°С;

— влажность — 60%;

— уровень шума — не более 50 децибел;

— освещенность — примерно 500 люкс.

Современный офис, как правило, является энергонасыщенным, поскольку содержит большое количество оргтехники. Это обстоятельство определяет требование необходимой подготовки секретаря к технической эксплуатации разнообразной электронной аппаратуры, правильному ее размещению, безопасному оборудованию электрических сетей.

В помещении условно выделяют 2 зоны: рабочую зону секретаря, где он непосредственно выполняет свои функции, и зону обслуживания, где посетители ожидают приема руководителем организации. Их желательно разделить. При малых размерах приемной это может быть визуальное разделение за счет компоновки мебели в разных ее частях.

Рабочая зона должна находиться в самой светлой части помещения. Минимальный необходимый набор мебели для этой зоны — стол, стул, шкаф для документов; оргтехники — персональный компьютер, копировальный аппарат, телефон, факс (телефакс). Мебель расставляется таким образом, чтобы не затруднять передвижение секретаря и не мешать посетителям.

Рациональное насыщение приемной мебелью и оргтехникой зависит от направления деятельности учреждения, объемов документооборота, штатного состава и, конечно же, финансового состояния. Однако при этом ни в коем случае нельзя забывать, что приемная — «визитная карточка» любой компании. По ее виду у клиентов и партнеров составляется первоначальное впечатление об организации в целом, от которого может зависеть успех переговоров, степень доверительности отношений. Поэтому ее дизайну и меблировке стоит уделить особое внимание.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал