Школа секретаря. Урок 5. Реквизиты оформляющей части документа

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории специальных дисциплин УО «Минский государственный профессионально-технический колледж электроники», консультант по секретарскому делу, автор учебного пособия по секретарскому делу

Реквизит 23. Подпись

Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В его состав входят:

— наименование должности лица, подписавшего документ (печатается от нулевого положения табулятора);

— личная подпись;

— расшифровка подписи (инициалы и фамилия, печатается от шестого положения табулятора).

Реквизит «Подпись» располагают после текста или отметки о наличии приложения. При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит название учреждения, указывается только его видовое наименование.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются в столбец на одном уровне: первая — от нулевого положения табулятора, ее расшифровка — от второго; вторая — от пятого положения табулятора, ее расшифровка — от шестого.

При подписании документа комиссией указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом необходимо помнить, что нормативные правовые акты не допускают замену аббревиатур «И.о.» или «Заместитель» знаком «/» или предлогом «За». Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ.

При оформлении распорядительных документов подписывается только первый экземпляр. Остальные заверяются в установленном порядке.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал