Этапы контроля за исполнением документов

Наталия Кондакова,
специалист по внедрению систем электронного документооборота в отделении информационных систем в IBA, СП ЗАО «Международный деловой альянс»



В предыдущих статьях были рассмотрены общие аспекты организации контроля исполнения документов, вопросы, касающиеся форм и видов контроля, а также сроков исполнения документов. В данном материале мы остановимся на этапах работ по организации контроля исполнения документов.

Контроль исполнения осуществляется в несколько этапов:

· постановка документов (устных поручений руководства) на контроль;

· проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

· предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

· снятие документа или поручения с контроля;

· направление исполненного документа в дело;

· учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

· информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

На документах, исполнение которых подлежит контролю, проставляется специальная «Отметка о контроле». В соответствии с п. 55 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь такая отметка располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка может проставляться от руки или с помощью штемпеля, а также может быть дополнена контрольной датой — датой, к которой документ должен быть исполнен по существу содержащегося в нем вопроса.

Постановка документа на контроль тесно связана с такой делопроизводственной операцией, как регистрация. Так, в соответствии с п. 139.7 Инструкции для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе документационного обеспечения управления.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал