Работа с внутренними документами организации. Правила их регистрации

Наталья Новик,
научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Отдельная группа документов, образующихся в деятельности любой компании, — это внутренние документы. Под ними следует понимать документы, которые не выходят за пределы подготовившей их организации. Хотя это понятие достаточно условное. К примеру, распорядительный документ, изданный вышестоящим органом управления, будет внутренним для самого органа управления, но в то же время для подчиненных ему подведомственных организаций станет входящим.

К группе внутренних документов принято относить распорядительные (приказы, распоряжения, постановления, решения), организационные (положения, инструкции, правила, графики и др.) и информационно-справочные (представления, докладные и объяснительные записки, справки и информации, представляемые руководству, и т.п.) документы.

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь определено, что все документы, создаваемые в организации, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (п. 19). Внутренние документы допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов, а также с использованием углового штампа организации. При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.

В инструкции по делопроизводству организации, разработанной в соответствии с требованиями п. 4 Инструкции, должен быть закреплен порядок организации и ведения делопроизводства, отражающий особенности работы с документами, присущие данной организации, в котором регламентируется порядок создания и оформления документов. В связи с тем, что порядок работы с внутренними документами практически не отличается от общепринятого, любой внутренний документ должен пройти полный цикл делопроизводства, установленный в данной организации, — от создания до включения в дело.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал