Понятие и значение организации контроля исполнения документов. Принципы организации контроля исполнения документов

Наталия Кондакова,
научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

В настоящее время для значительного числа организаций различной организационно-правовой формы характерно отсутствие упорядоченной системы организации работы с документами, несмотря на то, что именно рационально и четко организованные документационные и информационные процессы могут существенно увеличить эффективность деятельности организации.

Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению управленческих решений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности организации в целом, отдельных структурных подразделений, конкретных работников.

Сейчас, когда информация становится полноценным ресурсом управления, становится все более очевидным, что качество управления в значительной степени определяется качеством используемой информации. Документированная информация составляет основу управления: именно документы придают информации организационную форму, являются материальным воплощением управленческих процессов. Основная задача документирования управленческой деятельности заключается в своевременном обеспечении участников управленческого процесса информацией, необходимой и достаточной для управленческого действия (выработки управленческого решения).

Увеличение объемов информации, вовлеченной в процесс управления, неизбежно приводит к необходимости оптимизации управления ею. Очевидно, что в этих условиях не последнюю роль играет качественная организация процесса контроля исполнения документов.

К решению о необходимости оптимизировать организацию контроля исполнения документов приводят нарушения сроков исполнения документов и поручений, потери документов и другие негативные факторы, снижающие эффективность деятельности организации.

Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документа.

Контроль за исполнением документов (поручений руководства) — одна из важнейших функций управления, основной целью которого является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал