Готовим документы к передаче в архив

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь

Прежде чем разговор пойдет о подготовке документов к передаче в архив, определимся с некоторыми положениями. Мы будем вести разговор о подготовке документов к передаче в архив организации, хотя архивные требования к упорядочению документов общие как для ведомственного, так и государственного архива.

Кроме того, любая организация должна сначала определить, какие документы следует принимать на ведомственное хранение. Возможны два варианта. Первый соответствует требованиям Государственной архивной службы Республики Беларусь, в соответствии с которым на ведомственное хранение поступают только документы постоянного хранения и по личному составу с 75-летним сроком хранения. Второй вариант рассматривается нормативными актами как исключение из правил, но на практике встречается чаще всего, когда по решению руководителя организации все документы независимо от срока хранения поступают на хранение в архив.

Второй вопрос, который необходимо решить, — документы за какие годы будут поступать на ведомственное хранение. Нормативные акты рекомендуют оставлять законченные делопроизводством дела в структурных подразделениях в течение 2 лет, а потом принимать на хранение. Однако недостаток свободных площадей в структурных подразделениях приводит к сокращению срока нахождения документов в кабинетах работников до одного года, после чего документы принимаются на хранение в архив организации.

Таким образом, мы обозначили два вопроса, которые вы в своей организации должны решить еще до того момента, когда начнете проводить все организационные мероприятия по подготовке документов к передаче в архив.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал