 |
"Секретарское дело" № 06/2007 |
 |
| Германович Светлана, заместитель директора по общим вопросам ООО «XXI ВЕК-КОНСАЛТ», тренер-консультант. Секретарь — это первый человек, которому приходится встречать посетителей, пришедших на прием к руководителю или сотрудникам вашей компании. Организация приема посетителей — одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление о компании (учреждении) складывается именно от уровня организации приема посетителей. Секретарь компании отвечает за организацию приема всех, обратившихся в нее. А помощник руководителя занимается только приемом посетителей руководством компании. Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. Умение общаться с людьми тактично и любезно — одно из условий установления контакта с посетителями. В свою очередь, это является основой успешного развития деятельности компании. Бывает так, что из-за неуместного слова, случайно сказанного в ответственный момент, рушатся связи и договоренности, — следовательно, компания терпит убытки, и, что не менее важно, наносится ущерб ее репутации. Из поведения секретаря, четкости и полноты его ответов на вопросы складывается представление о компании в целом. Для того, чтобы избежать нежелательных последствий нарушения правил приема и общения с посетителями, секретарю следует четко представлять себе главные аспекты процесса приема посетителей. С чего же начинается профессиональный прием посетителей в компании? Ответ очевиден — с подготовки к нему. Для того, чтобы не случилось накладок со временем приема либо других неувязок, секретарь должен иметь журнал регистрации сведений об ожидаемых посетителях, который обычно содержит такую информацию, как фамилия, имя, отчество посетителя, его должность, название компании, телефон, фамилия, имя, отчество сотрудника, с которым назначена встреча, вопрос, который подлежит обсуждению, дата и время встречи. Это информация необходима секретарю для заказа пропуска, подтверждения встречи накануне переговоров, выяснения ситуации, если клиенты/партнеры вдруг задерживаются и не выходят на связь сами. |
Пн-Пт с 8:30 до 17:30
ООО «РегистрМедиа»
УНП 192032301
р/с: BY69BPSB30123234550139330000
ОАО «СберБанк», БИК BPSBBY2X, 220114, г. Минск, Петра Мстиславца, 13.
ООО «РегистрМедиа» 1996-2023
