Правила организации учета документов, содержащих коммерческую тайну

Андрей Сукач,
заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

Грамотно налаженная система учета документов, содержащих коммерческую тайну организации, увеличивает шансы на то, что ваша конфиденциальная коммерческая информация не попадет в руки конкурентов или не станет объектом обсуждения широкой публики. Учет и контроль создания, движения, размножения и уничтожения конфиденциальных документов, а также всех черновых материалов, возникающих в процессе их создания и исполнения, позволят предотвратить, а в случае необходимости — выявить несанкционированный доступ к защищаемой информации.

В отличие от обычной регистрации, проводимой в открытом делопроизводстве и преследующей цель создания справочно-информационной базы для выполнения справочной и поисковой работы с документами, а также обеспечения контроля их исполнения, учет документов в конфиденциальном делопроизводстве дополнительно направлен на обеспечение физической сохранности, комплектности, целостности и конфиденциальности документов, учетных форм, черновиков и проектов документа, его копий и дополнительных экземпляров.

При осуществлении учетных операций в конфиденциальном делопроизводстве объектами учета становятся не только сами документы, но и их носители, а также все черновые материалы, возникающие в процессе подготовки документов.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал