Удостоверение документов, пересылаемых посредством электронной почты

Андрей Сукач,
заведующий отделом документоведения БелНИИДАД

Удостоверение документов в электронном виде является одним из ключевых аспектов их использования в организации и обеспечивает подтверждение подлинности документов и придание им юридической силы. Придание юридической силы документам электронной почты подразумевает наличие у них следующих реквизитов:

— наименование организации и/или структурного подразделения — автора;

— дата;

— регистрационный индекс;

— подпись.

При работе с электронной почтой в качестве аналога собственноручной подписи могут использоваться различные средства: простая электронная подпись, электронная цифровая подпись и др.

В качестве простой электронной подписи может рассматриваться, например, изображение собственноручной подписи автора, полученное путем сканирования и вставленное в документ. Также простой электронной подписью является указание в конце текста сообщения электронной почты имени и фамилии автора.

Возможность использования простой электронной подписи обусловлена ст. 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь, а также законодательством по делопроизводству.

Необходимо учитывать, что простая электронная подпись сама по себе не гарантирует подлинность документа и не подтверждает факт внесения в него несанкционированных изменений. С учетом этого ее использование чаще всего ограничено лишь рамками одной организации (сети подчиненных организаций) или нескольких организаций, связанных договорными отношениями.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал