Составление историко-архивной справки

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление»
Управления делами Президента Республики Беларусь

Историко-архивную справку не следует путать с архивной справкой, поскольку они представляют собой два различных документа. Архивная справка — официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в архиве сведениях по предмету запроса. Чаще всего в организациях выдают справки о месте и времени работы, зарплате работника за определенный период.

Историко-архивная справка — это документ, который содержит основные сведения по истории организации, в процессе деятельности которой были созданы документы, характеристику описей, информацию о составе, полноте, особенностях формирования, описания и состояния дел.

Историко-архивная справка составляется в процессе научно-технической обработки документов только в тех организациях, в деятельности которых создаются документы постоянного хранения. Речь идет об организациях Списка № 1 и организациях негосударственной формы собственности. После того, как документы сформированы в дела, дела оформлены в соответствии с архивными нормами, составлены описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляется историко-архивная справка.

После научно-технической обработки документов организаций Списка № 2 составляется не историко-архивная справка, а предисловие. От историко-архивной справки предисловие отличается тем, что в нем не описывается история организации. В предисловии указывается, за какой период проведена научно-техническая обработка документов, какая опись составлена, количество дел в описи, особенности формирования, оформления и систематизации дел, полнота состава и причины отсутствия документов и дел. Предисловие подписывается составителем описи с указанием его должности и даты составления. Оно составляется к описи дел по личному составу.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал