••• Изменены сроки хранения документов

Никита МОЛЧАНОВ,
юрист

Принятие Указа Президента Республики Беларусь от 16.10.2009 № 510 «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» (далее — Указ № 510) потребовало корректировки всей законодательной базы, связанной с проведением проверок. Не осталось в стороне и Министерство юстиции Республики Беларусь. Постановлением этого ведомства от 19.03.2010 № 21 (далее — Постановление № 21), вступившим в силу с 7 мая 2010 г., внесены многочисленные изменения в нормативные правовые акты, регламентирующие сроки хранения типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь и индивидуальных предпринимателей.

В первую очередь рассмотрим Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38 (далее — Перечень № 38), в котором можно найти несколько важных нововведений.

В соответствии с требованиями Указа № 510 по всему тексту Перечня № 38 понятие «комплексная налоговая проверка» заменено «проверкой соблюдения налогового законодательства налоговыми органами», а вместо термина «ревизии» используется словосочетание «проверки, проводимые в рамках ведомственного контроля». В результате если раньше значительная часть сроков хранения документов отсчитывалась от даты завершения комплексной налоговой проверки (а их проведение в небольших организациях и у индивидуальных предпринимателей было редкостью), то теперь любую проверку, в которой затрагиваются вопросы соблюдения налогового законодательства, можно считать началом отсчета этих сроков.

Уточнены положения, устанавливающие сроки хранения документов, связанных со служебными командировками. Согласно старой редакции ст. 16.3 и 16.4 Перечня № 38 постановления, приказы, распоряжения (и приложения к ним) о командировках должны были храниться в течение трех лет после проведения комплексной налоговой проверки, а о длительных и зарубежных командировках — в течение 75 лет. В то же время определения, что считается длительными командировками, данный нормативный акт не содержал.

С 7 мая 2010 г. в соответствии с уточненной формулировкой указанных норм Перечня № 38 перечисленные документы о служебных командировках в пределах Республики Беларусь необходимо хранить три года, а о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и о служебных командировках за границу — 75 лет.

Аналогичные изменения внесены и в перечень документов, образующихся в деятельности Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 13.02.2006 № 1, а также в перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (далее — Перечень № 82).

Кроме того, Перечень № 38 дополнен ст. 540¹, согласно которой книги учета проверок, введенные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 № 383 «О некоторых мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. № 510», следует хранить в течение 5 лет после окончания их ведения.

А из Перечня № 82 исключены п. 944.5 и 944.6, которыми ранее устанавливались сроки хранения карточек и журналов регистрации распорядительных документов (приказов, распоряжений, постановлений, решений, указаний) по административно-хозяйственным вопросам, а также входящей и исходящей корреспонденции. Вместо них этот нормативный акт дополнен п. 944¹, согласно которому регистрационно-контрольные карточки, журналы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов должны храниться в течение трех лет, вне зависимости от того, является организация источником комплектования государственных архивов или нет.

И в завершение отметим, чтосущественно увеличены сроки хранения приемо-сдаточных актов, составленных при смене руководителей некоторых учреждений, организаций и предприятий (ст. 27 Перечня № 38). Ранее в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей их было необходимо хранить постоянно, а во всех остальных организациях — в течение 10 лет. С 7 мая 2010 г. второй из указанных сроков составляет 75 лет.

Те же сроки хранения в соответствии с новой редакцией п. 971 Перечня № 82 установлены для актов приема-передачи дел при смене заведующих архивами организаций (лиц, ответственных за архив). Напомним, что до вступления Постановления № 21 в силу их нужно было хранить всего лишь три года.

А вместо документов по итогам проверок архивными органами и учреждениями условий обеспечения сохранности документов (справки, акты, предписания и др.), сроки хранения которых ранее составляли 10 и 5 лет соответственно (п. 968 Перечня № 82), теперь в течение 5 лет необходимо хранить документы по результатам проведения любых проверок (акты (справки), жалобы, требования (предписания), сведения, объяснительные записки, переписка и др.). При этом данный срок начинает отсчитываться при условии проведения следующей проверки.

Остальные изменения, внесенные Постановлением № 21, имеют редакционный характер или связаны со сроками хранения документов в самих контролирующих органах, и останавливаться на их рассмотрении мы не будем.