••• Секретарь в период кризиса — это ваш шанс

Анастасия МАКСИМОВА,
специалист по поиску и найму персонала
отделения управления персоналом,
компания «МАХ Атлант-М»

Тема международного финансового кризиса пронизывает СМИ. Все вокруг только и говорят о безработице, сокращении рабочих мест, понижении заработной платы и банкротстве.

Как секретарю в такой сложной ситуации приступать к работе на новом месте? О чем стоит помнить, и на что обратить внимание?

Без паники!

Попробуйте посмотреть на кризис как на время возможностей, а не потерь.

Перед руководителями компаний в сложившейся ситуации стоит первоочередная задача — вывести свою организацию из кризиса. А кто же поможет руководителю, как не его приближенное лицо? Да, секретари не заключают контрактов, не принимают важных решений, однако от их профессионализма зависит эффективность работы всей компании. Секретарь занимает особое положение: фактически он первый человек после руководителя, поэтому во время кризиса у него, помимо выполнения своих непосредственных обязанностей, появляется задача помочь боссу справиться с непростой ситуацией.

Не стоит бояться нового места работы, да еще и сложившейся кризисной ситуации. Лучше станьте для руководителя незаменимым работником.

Секретарь и персонал. Маленькие хитрости

Переходя на новую работу, наведите справки о существующей в компании корпоративной культуре и дресс-коде. Стиль одежды является своеобразной визитной карточкой, и кризис — не повод забывать об этом. Безупречный внешний вид секретаря создает первое впечатление о компании. И если клиенты и деловые партнеры будут постоянно видеть вас стильной и опрятной, то это в значительной мере поднимет рейтинг компании и сыграет определенную роль, например, в ситуации выбора между вашей организацией и конкурентом.

На плашку

В компании «Атлант-М» существует определенный регламент, по которому сотрудники, взаимодействующие с клиентами и партнерами, администрация, директоры, менеджеры, секретари должны соблюдать дресс-код. Для мужчин это строгие костюмы, для женщин — классический, «офисный» стиль. Не приветствуются яркие наряды, «ядовитые» цвета (как в одежде, так и в аксессуарах), спортивный стиль.

Даже в условиях кризиса не стоит забывать о главном правиле: доброжелательность и внимание влияют, во-первых, на внутреннюю атмосферу в коллективе, от которой зависит работоспособность персонала, а во-вторых, на формирование мнения о компании у деловых партнеров и клиентов.

Уверена, что каждый бывал в ситуации, когда приходя на встречу в офис сталкивался с хмурым и недоброжелательным секретарем либо его невнимательным отношением. Поэтому, несмотря на волнение, связанное с новым местом работы и большим потоком людей и информации, всегда необходимо помнить о любезности, вежливости и доброжелательности, которые должны проявляться не только при ведении деловых переговоров, но и при общении с руководителем, коллегами, а уж тем более с клиентами и деловыми партнерами.

В период кризиса большинство разговоров между сотрудниками сводится к теме сокращений и увольнений. Люди поневоле начинают паниковать, в результате чего происходит снижение деловой активности. Поэтому секретарь всем своим видом должен демонстрировать спокойствие и уверенность. Доброе слово, приветливая улыбка, отзывчивость, внимательное отношение к каждому вошедшему — и настроение у сотрудников организации и клиентов заметно улучшится. К тому же если вы, как правая рука руководителя, всегда будете излучать оптимизм, то и авторитет компании может заметно возрасти.

Кстати, поскольку общение руководителя с подчиненными происходит в первую очередь через секретаря, то именно он в состоянии придать ему характер дружеского взаимодействия и поддержки.

Секретарь и директор

Любому руководителю необходим индивидуальный подход, ведь каждый человек к тому или иному психологическому типу. Здесь действует главное правило: сохранять бодрость духа, вселять в руководителя оптимизм, быть спокойной и уверенной, ну и, разумеется, максимально качественно, точно и своевременно выполнять свои должностные обязанности. Это и будет наилучшей помощью руководителю.

Не забывайте, что вы — «мостик» между руководителем и его подчиненными, а «кто предупрежден — тот вооружен». Поэтому постарайтесь быть в курсе всех дел компании, но не перегружайте руководителя этими новостями, доносите до него только самое главное.

Помните, что ваш безупречный внешний вид, улыбка, профессиональное выполнение обязанностей помогут составить положительное мнение о вас.

Позаботьтесь о самой себе

Мобилизуйте все свои силы и скрытые резервные возможности.

Не молчите о своих успехах, достижениях сотрудников и компании, пусть о них узнают все, ведь хороших новостей много не бывает.

Расширяйте сферу контактов через социальные сети. Чем больше знакомых, тем больше возможностей для сотрудничества. Кстати, новые предложения и люди могут оказаться для руководителя более полезными, чем старые наработанные контакты.

Собирайте полезные услуги и предложения, присылаемые резюме. Что-то из этого можно передать соответствующим специалистам компании, что-то самому руководителю, а что-то отложить до лучших времен. Держите руку на пульсе жизни, постарайтесь быть в курсе событий, чтобы в нужный момент была возможность представить руководителю необходимые сведения.

Вы общаетесь с первыми лицами компаний-партнеров, их секретарями, поэтому не забывайте даже в кризисной ситуации поддерживать контакты руководителя в активном состоянии. Например, поздравляйте руководителей, секретарей и других сотрудников компаний-партнеров с праздниками.

Что же касается ваших личных достижений, то даже во время кризиса не прекращайте учиться и повышать квалификацию. Если нет денег на курсы, купите или возьмите в библиотеке учебники. И тогда при выходе из кризиса вы будете на голову выше тех, кто в этот период «спал».

Постоянно показывайте и доказывайте, что на вас можно положиться. Работайте с теми, кто даже в кризис стремится двигаться вверх или, по крайней мере, не собирается тонуть.