Архив с нуля: несколько практических советов

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление»
Управления делами Президента Республики Беларусь

В рамках одной статьи непросто рассказать о том, что нужно сделать для создания архива в организации. Чтобы эта система заработала без сбоев, как отлаженный механизм, иногда требуется несколько лет. Таким образом, речь в данной статье пойдет об архиве не только как о месте хранения документов организации, но и как о системе работы по обеспечению сохранности и оперативному использованию документов.

Создание архива начинается с решения руководителя организации. Его приказом назначается заведующий архивом или работник, ответственный за архив. Здесь возможны варианты. В первом случае заведующий архивом в штатном расписании может быть обозначен не только как заведующий архивом, но и как главный специалист, ведущий специалист или др., который будет выполнять функции заведующего архивом. Во втором случае, если в организации нет самостоятельной штатной единицы для заведующего архивом, его обязанности возлагаются на любого работника организации как дополнительная нагрузка. Она непременно должна быть закреплена в должностной инструкции, а сам работник материально стимулирован доплатой к окладу или доплатой за совмещение. Порой руководитель может создавать архив на добровольных началах. Однако любой труд должен быть оценен, а материальное поощрение — наиболее действенное и эффективное средство заинтересовать работника.

При подборе заведующего архивом важно учесть наличие не только профессиональных знаний, но и таких качеств, как хорошие организаторские способности, добросовестное отношение к делу, умение доводить начатое до логического завершения, работать с людьми.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал