Описи дел временного хранения

Галина Кудрякова,
главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление»
Управления делами Президента Республики Беларусь

Описи дел временного хранения можно разделить на две группы: временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения.

Следует отметить, что такого деления мы не найдем ни в одном нормативном документе. В Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5, указан только один вид описи, а именно опись дел временного (свыше 10 лет) хранения. Она составляется в структурных подразделениях при передаче документов подразделения в архив организации. В нее включаются дела с документами, которые имеют срок хранения 10 лет и выше.

Документы со сроком хранения менее 10 лет не обязательно сдавать на хранение в архив организации. Нормативные документы рекомендуют делать это в исключительном случае по решению руководителя организации, и в этом случае рекомендована передача документов по номенклатуре дел. Тем не менее на практике чаще всего можно наблюдать следующую картину: если под архив выделено отдельное помещение, то там обязательно хранятся все документы, не имеющие оперативного значения. А происходит это потому, что в кабинетах сотрудников, как правило, нет места для хранения документов даже временного срока хранения. Максимальный срок нахождения документов в кабинетах сотрудников составляет 2–3 года.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал