••• Какой должна быть записная книжка секретаря

Марина Гладкая

Как правило, в любом коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и от того, как будут складываться их отношения, зависит многое: и успех трудовой деятельности, и микроклимат в коллективе. В связи с этим секретарь должен обеспечить спокойную работу руководителя и освободить его от вопросов, которые может решить самостоятельно.

Множество звонков, спешащие сотрудники, огромное количество текущей документации, масса дел да и просто зависимость от настроения шефа — все это способно выбить из колеи кого угодно. Тем не менее, секретарь не имеет права показывать сотрудникам свое плохое настроение, эта должность как никакая другая требует бодрого расположения духа и доброжелательного отношения к людям. Секретарь просто обязан обладать чувством юмора, чтобы корректно ответить на грубость или сделать вид, что не заметил ошибки, чтобы не вешать нос в тяжелых ситуациях и уметь поднять настроение не только себе, но и шефу. Эта работа для тех, кто способен выполнять одновременно несколько задач, быть в курсе всех нюансов. И записная книжка для секретаря должна стать его лучшим помощником, опорой во всех начинаниях.

Как выбрать записную книжку?

Это может быть массивный ежедневник или средних размеров блокнот. Главное, чтобы вам было удобно с ним работать, чтобы он имел презентабельный вид. Растрепанный блокнот с котятами на обложке бросает тень не только на самого секретаря, но и на фирму в целом. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы расцветка записной книжки была как можно более классической. Если со временем она потеряла вид, но содержит ценную для вас информацию, уделите время и перепишите все важные сведения в новую. Для быстроты использования и нахождения нужных сведений постарайтесь разбить ее на разделы. Можно даже написать краткое содержание, чтобы не перелистывать каждую страничку в поисках нужного адреса или телефона сотрудника. И старайтесь заполнять книжку в соответствии с этим содержанием.

Записная книжка типа «алфавит» уже предусматривает систематизацию внесенных в нее данных, что сводит к минимуму время на поиск нужных.

Книжка-органайзер с дополнительными цветными закладками, калькулятором и ручкой — еще более удобный вариант. С ней вы всегда будете иметь под рукой помощника в планировании работы и личной жизни руководителя.

Контактная и справочная информация

В первую очередь, записная книжка должна содержать максимальное количество контактных телефонов сотрудников организации, партнеров и клиентов, чтобы вы могли в любой момент иметь возможность связаться с нужным человеком по первому же требованию руководства.

Личная информация

Секретарь должен знать дни рождения сотрудников фирмы, чтобы своевременно напомнить о событии руководителю, особенно если в организации приняты поздравления или фуршеты в честь именинника. Но даже если в вашей организации бурные празднования не практикуются, поздравление и похвала руководителя будут все равно приятны.

Немаловажна информация о сотрудниках, имеющих свободный проход в кабинет начальника, а также друзьях детства и близких руководителю людей. Постарайтесь согласовать список коллег и приятелей, с которыми ваш шеф хотел бы быть соединен без лишних вопросов.

Следует иметь под рукой список знаменательных дат для руководителя, чтобы вовремя напомнить о событии, а также обеспечить цветами по значительным для него поводам.

Немаловажен и список лекарств, которые могут пригодиться вашему шефу.

Все, что требуется от секретаря для бесперебойной работы офиса: организационная информация

Для того чтобы не потеряться в потоке огромного количества возложенных на вас задач, лучше регулярно фиксировать в записной книжке все дела. Планируйте предстоящий день. Поместите в записную книжку сведения о справочных службах городов и стран, с которыми связана деятельность фирмы. В частности, важно иметь под рукой список кодов городов, стран, справочных служб гостиниц, такси, перевозчиков.

Если в ваши обязанности входит закупка питьевой воды, чая, кофе и канцтоваров для организации, следует выписать контактные телефоны и адреса нескольких фирм, предоставляющих данные услуги за безналичный расчет.

На случай приезда зарубежных партнеров компании важно иметь под рукой список гостиниц, театров и ресторанов города. Для проведения конференций, семинаров и участия в выставках пометьте себе контакты выставочных павильонов. Для этих же целей вам пригодится список адресов и телефонов фирм-производителей рекламной, сувенирной продукции и типографий.

Не лишним будет размещение наработок к предстоящим переговорам, деловым встречам, совещаниям, а также памятки о порядке подготовки и оформления документов на командировки, выдаче виз, бронировании мест в отелях, заказе билетов.

Электронная записная книжка

Для любителей технических новинок электронная записная книжка — превосходный вариант. Такой органайзер имеет массу преимуществ: во-первых, компактность, во-вторых, он не требует постоянного поиска ручки для того, чтобы сделать запись. К недостаткам такой записной книжки можно отнести необходимость привыкания к высоким технологиям, а также невозможность записать информацию на отдельном листке для передачи кому-либо.