••• Итоги 2009 года: события, факты, документы

Нина КАПМОЛЕ,
старший научный сотрудник отдела
документоведения БелНИИДАД

Основным нормативным правовым организационным документом, устанавливающим правила ведения делопроизводства в организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности, является подготовленная Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее — Инструкция), утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 В Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь она зарегистрирована 29 января 2009 г. (рег. № 8/20434).

Инструкция подготовлена с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления и устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Документ состоит из восемнадцати глав, в которых определяется порядок подготовки, оформления, приема, учета, контроля исполнения, хранения и обработки документов как традиционными методами, так и с использованием средств автоматизации. Кроме того, он содержит девятнадцать приложений, в которых приведены формы различных видов документов, дана Примерная форма Табеля унифицированных форм документов организаций, Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, и др.

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе разработанных в соответствии с требованиями Инструкции самостоятельно подготовленных индивидуальных инструкций по делопроизводству.

Вышеуказанным постановлением признан утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., № 11).

В соответствии с требованиями Инструкции БелНИИДАДом разработаны Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел (далее — Методические рекомендации), утвержденные приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.07.2009 № 23. Методические рекомендации 5 мая 2009 г. согласованы Центральной экспертно-методической комиссией Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Данный документ предназначен для служб документационного обеспечения управления организаций различных форм собственности и организационно правовых форм, секретарей и специалистов в области документационного обеспечения управления. В нем рассматриваются требования законодательства Республики Беларусь, порядок составления типовых, примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций, а также назначение и функции номенклатур дел, проведение подготовительной работы, порядок составления, согласования, подписания и утверждения номенклатуры дел как структурного подразделения, так и сводной номенклатуры дел организации. Рассматривается порядок систематизации заголовков дел, требования к составлению заголовков дел, присвоению индексов, определению сроков хранения и составлению итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел.

В приложениях приводятся примеры оформления номенклатуры дел организации.

20 мая 2009 г. в Минске была проведена Международная научная конференция «Прошлое и настоящее: архивы в системе гуманитарного знания». Мероприятие было организовано Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, БелНИИДАДом, Национальным архивом Республики Беларусь, ЗАО «ТЕХНОСЕРВЪ А/С» (г. Москва) и приурочено к 100-летию создания Витебской ученой архивной комиссии (ВУАК).

С приветственным словом к участникам конференции и докладом обратился директор Департамента по архивам и делопроизводству В.И. Адамушко, где им было отмечено, что до начала 1990-х гг. деятельность белорусских архивов регулировалась в основном нормативными правовыми актами Главархива СССР. Работа по созданию собственной правовой базы практически не проводилась, хотя союзные правовые акты не всегда учитывали специфику организации архивного дела в республике.

После принятия Закона Республики Беларусь от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» положение существенно изменилось. Теперь в республике создана отечественная законодательная база по архивному делу и ведению делопроизводства. Закон в достаточной мере регулирует правовые отношения, возникающие в области архивного хранения документов.

В работе конференции приняли участие работники отдела документоведения БелНИИДАД. Ими были представлены следующие доклады:

– «Современные подходы к экспертизе ценности документов: зарубежный опыт и проблемы его применения в организациях» (научный сотрудник отдела документоведения Н.С. Дятлова);

– «Формирование «гибридных» дел в делопроизводстве и проблемы их передачи на архивное хранение» (заведующий отделом документоведения А.Н. Сукач);

– «Особенности комплектования архивов в условиях требований сокращения документооборота» (научный сотрудник отдела документоведения Н.В. Кондакова).

9 декабря 2009 г. Центральной экспертно-методической комиссией Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь были рассмотрены и рекомендованы к изданию подготовленные отделом документоведения Методические рекомендации по оформлению обложки дел и Методические рекомендации по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, которыеокажут большую помощь в работе начинающим работникам службы документационного обеспечения управления, секретарям и работникам архивов организаций.