••• На чем теряется рабочее время?

Марина МИХНОВЕЦ

Как известно, рабочий день имеет продолжительность в 8 часов. А если не заботиться о рациональном использовании этого времени, то зачастую получается намного больше. Давайте попытаемся найти основных виновников впустую потраченных рабочих минут.

Самый главный враг работы — курение. Слишком частые перекуры сбивают нас с толку. Только вы настраиваетесь на выполнение той или иной задачи, как коллеги зовут составить компанию за сигареткой. Ввиду того, что курящих в вашей организации может быть достаточно много, периоды работы между перекурами сокращаются до минимума. А вернувшись, вам приходится долго вспоминать, на чем вы остановились.

Перерывы на чай-кофе могут длиться бесконечно. Однако определите для себя суточную норму потребления жидкости и постарайтесь ей следовать. Иначе, помимо простоя в работе, вы вредите своему организму, перегружая почки.

Общение с коллегами также отнимает массу времени. Если ваши отношения с соседями по офису можно назвать приятельскими, то вы наверняка не оставите без внимания новый наряд секретаря, а также с интересом выслушаете затянувшуюся историю о несчастной любви инспектора по кадрам. Тем не менее, находя слова для утешения, вы очень сильно отвлекаетесь.

Выполнение различных просьб, не относящихся к вашим непосредственным обязанностям, также может убить массу вашего времени. Таким образом вы, конечно же, повышаете свою самооценку и делаете доброе дело, но существенно снижете производительность и, как результат, теряете не чьи-нибудь, а свои собственные деньги.

Бесцельные прогулки по просторам сети Интернет — чрезвычайно увлекательное занятие, но лучше делать это в свободное от работы время. Все мы знаем, что в компании с Интернетом время летит незаметно, а потому, «зацепившись» за прочтение новостей, вы можете до вечера ходить по различным ссылкам, скачивать полезную информацию. Но при этом незавершенные дела так и останутся незавершенными.

Компьютерные игры — еще один «змей-искуситель», пожирающий ваше рабочее время. Доигрывая последний уровень, а потом самый последний, и так до бесконечности, вы день ото дня будете накапливать невыполненные дела, вызывая недовольство начальства и неудовлетворенность собой.

Общение по телефону, возможно, и входит в ваши обязанности, но все-таки старайтесь формулировать свои мысли, задавать вопросы и получать ответы по существу. Иначе вы не только убиваете свое рабочее время, но и отнимаете его у собеседника.

Если не можете и дня прожить без чтения новостей в Интернете, сигаретки, чашечки кофе, пойдите на компромисс с собой и установите правило: 50 минут активного труда, после которого 10 минут вполне можно потратить на общения с коллегами или кофе-паузу.

Если ваша работа связана с компьютером, не пренебрегайте достижениями прогресса, освойте приемы скоростного набора текста, изучите особенности создания таблиц, форматирования текстов, а также быстрого их копирования и распечатки. И вместо того, чтобы при малейшей проблеме обращаться к кому-то за помощью, вы сможете справиться самостоятельно в самые сжатые сроки. Не считайте это забиванием головы ненужной информацией, эти навыки пригодятся вам, даже если вы смените род деятельности.

Бывают дни, когда все валится из рук, нет ни сил, ни желания что-то делать. Тогда займитесь тем, что не требует особого напряжения умственных способностей: разложите документы по порядку, составьте план предстоящих дел, уберите рабочее место. Но не превращайте праздное времяпрепровождение в привычку.

В опозданиях на работу нет ничего хорошего. Ни для фирмы, которая теряет на вас деньги, ни для вас, потому как организм никак не может понять, когда ему все же начинать работу. А потому вы рассеянны, расслабленны, и это не отразиться положительным образом на вашей карьере. Запомните: как вы проведете первый час работы, так и пройдет целый день. Это условие задает ритм всему остальному времени, помогает настроиться на нужный лад.

Важно помнить, что любые дела на начальном этапе кажутся сложнее, чем есть на самом деле. Стоит только приступить к планомерному их выполнению, и вы с удивлением заметите, что задача перестала быть неподъемной и вам вполне по силам.

Однообразие, как правило, убивает желание работать. А потому, занимаясь постоянно одним и тем же, вы устаете и начинаете искать любое занятие, чтобы только не возвращаться к нудному и неинтересному. Постарайтесь чаще менять род выполняемых работ.

Последние 10-15 минут рабочего дня лучше использовать для составления планов на ближайшую перспективу. Не суть важно, что именно входит в ваши обязанности, любая работа требует обязательного планирования, а самое главное — обязательного следования составленным планам. Постарайтесь составлять план рабочего дня, отдельно записывая самые важные и срочные дела, на выполнение которых требуется максимум усилий. Менее важные и трудоемкие приурочьте к определенному сроку. А мелкие хороши для переключения, смены ритма деятельности.

Если вам приходится отправлять каждый раз письма с одинаковым содержанием или создавать документы, имеющие строго установленную форму, позаботьтесь об определенном шаблоне для каждого из них. Оптимизируйте ваше рабочее место, расставив файлы, папки, книги и журналы в удобном для вас порядке. Если вам часто приходится пользоваться техникой — компьютером, факсом или телефоном, лучше поставить их как можно ближе к вашему креслу.

Время от времени приводите в порядок рабочие документы. Потому как любая работа в офисе способствует накоплению бумаг, часть которых со временем теряет свою актуальность, просто занимая пространство.

Для того чтобы эффективно работать, немаловажно комфортно устроиться за своим столом. Для этого позаботьтесь об эргономичном кресле, удобном столе, качественном мониторе, клавиатуре. Не забывайте регулярно убирать свое рабочее место. И лучше всего делать это ежедневно, чтобы не приходилось раз в месяц разбирать завалы.