••• Порядок прохождения исходящих и внутренних документов

Наталья КОНДАКОВА,
научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений из одной инстанции в другую. Этот процесс должен быть организован так, чтобы с документами совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.

Подготовка документа начинается с составления его проекта, на согласование которого, как правило, уходит много времени. Нередки случаи, когда согласование является перестраховкой и не вызвано действительной деловой необходимостью.

Для ускорения процесса подготовки документа целесообразно совместить во времени согласование его проекта. Для этого документ размножают, а полученные копии одновременно передают во все инстанции (должностным лицам), участвующие в согласовании.

Исполнитель (ответственный исполнитель) собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, замечаниях, уточнениях. Порядок согласования и визирования документов, как правило, четко регламентируется инструкцией по делопроизводству в организации.

Подготовленные проекты исходящих документов передаются на подпись руководителю организации или руководителям структурных подразделений, имеющим право подписания соответствующих документов.

Прежде чем представить проект документа на подпись, исполнитель обязан проверить правильность его составления и оформления, наличие необходимых виз и приложений. Подготовленный документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Нередко отправление подготовленных документов откладывается из-за задержки их подписания. Как показывает практика, такие задержки происходят, когда в организации со значительным объемом документооборота все исходящие документы подписывает только руководитель организации. Более же целесообразен порядок, при котором право подписи документов имеют также другие руководящие работники.

Разумеется, документы по наиболее принципиальным вопросам подписывает только руководитель или (в его отсутствие) заместители. С целью упорядочения процедуры подписания документов рекомендуется составлять перечень документов, подписываемых руководством организации и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В нем также может быть указано, кто и какие документы визирует и утверждает. Практика делегирования права подписи исходящих документов способствует более оперативному их движению и решению дел.

Подписанные документы передаются на отправку. Обработка отправляемой корреспонденции заключается в ее сортировке по адресам и видам почтовых отправлений, проставлении адреса на конверте, складывании документов (фальцевании) и вложении в конверты, заклеивании конвертов, определении стоимости отправления, составлении списка на заказную почту.

Документы должны передаваться в канцелярию полностью оформленными и иметь пометку о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). В канцелярии проверяется правильность оформления корреспонденции, наличие приложений, указанных в основном документе.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для устранения недостатков.

При отсылке документов постоянным адресатам рекомендуется использовать конверты с заранее нанесенными адресами. Документы, отправляемые в один адрес, вкладываются в один конверт, а на письмах с несколькими адресатами подчеркивается наименование того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма. Документы обрабатываются и отсылаются в тот же день, когда переданы на отправку.

Внутренние документы используются в той организации, которая их создала, и, как правило, не выходят за ее пределы. Обращение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в целом аналогично порядку прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.

Вместе с тем, обращение отдельных видов внутренних документов имеет особенности. Так, проекты распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу (юрисконсульту) организации для проверки правильности оформления и соответствия подготовленных документов действующему законодательству. При подготовке и оформлении протоколов, фиксирующих ход собраний, совещаний и т.д., отсутствует этап составления проекта и его согласования.

Приказы и иные распорядительные документы, протоколы, содержащие поручения разным должностным лицам или подразделениям организации, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из них.

Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, справки и другие внутренние документы оперативно­информационного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования) в соответствующие структурные подразделения или помещаются в дело.

О передаче документов из одного структурного подразделения в другое ставится в известность канцелярия или другая служба, в которой был зарегистрирован документ. Контролируемые документы передаются в другие подразделения или другому лицу только с ведома службы, осуществляющей контроль за исполнением этих документов.