••• «Аксессуары» секретаря: что должно быть в каждом офисе

Ольга Градинар

Телефон, факс, персональный компьютер, ежедневник, лотки для бумаг, полки с рядами папок… Так выглядит рабочее место среднестатистического секретаря. В зависимости от величины и уровня доходов организации, объема обязанностей секретаря возможны вариации, но суть от этого все равно не меняется. Однако интерьер приемной и техническое оснащение рабочего места — это не исчерпывающий список того, что необходимо для полноценной работы. Есть ряд изданий и программ, которые обязательно должны быть под рукой. Остановимся на них подробнее.

Естественно, первое, что необходимо секретарю — это профессиональная «Библия» — СТБ 6.38–2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также методические указания по его практическому применению. Не лишним будет обзавестись Альбомом унифицированных форм ОРД. Чтобы случайно не выбросить что-нибудь нужное, но и не быть погребенным под годами накапливающимися бумагами, нужно, чтобы под рукой был перечень документов с указанием сроков хранения.

Независимо от формы собственности, количества сотрудников, объема документооборота или каких-либо других факторов на предприятии обязательно должна быть номенклатура дел. Своеобразная «шпаргалка» и «путеводитель» — инструкция по делопроизводству на предприятии и собственно должностная инструкция секретаря. По собственному опыту знаю, как тяжело привести весь документооборот в компании к единому знаменателю: каждый сотрудник так и норовит привнести что-то свое в оформление документов, особенно исходящей корреспонденции. Чтобы этого избежать, нужно найти в себе силы и сделать альбом образцов документов предприятия.

Если секретарь (как это часто сегодня практикуется в небольших и средних компаниях) отвечает и за кадровое делопроизводство, то ему не обойтись без Трудового кодекса Республики Беларусь. А поскольку формулировки, используемые в такого рода документах, порой достаточно туманны, лучше иметь к нему еще и постатейный комментарий.

Текстовые редакторы сегодня снабжены опцией проверки правописания, но на всякий случай пусть будет под рукой и орфографический словарь. Если вам по долгу службы приходится общаться с иностранными партнерами, понадобятся также еще словари для перевода с/на язык контрагента.

Всегда быть в курсе событий поможет специализированная литература для секретарей и профессиональные периодические издания (одно из которых вы держите в руках), а также книги и журналы по профилю деятельности предприятия.

Телефон — неизменный спутник секретаря. Поэтому без телефонных справочников не обойтись. Это могут быть электронные базы телефонных номеров либо такие издания, как «Бизнес-Беларусь» или «Беларусь XXI век». Куда обратятся, если нужно будет связаться с тем или иным сотрудником или партнером компании? Конечно, к секретарю. Поэтому под рукой всегда должны быть следующие списки (регулярно уточняемые и дополняемые):

список внутренних телефонов предприятия;

список номеров домашних и мобильных телефонов сотрудников;

список номеров телефонов банка, налоговой инспекции, местной администрации, эксплуатационных служб, телефонной станции, отделения милиции и т.п.;

список телефонных номеров поставщиков канцелярских товаров, интернет-провайдера, компаний, занимающихся ремонтом и обслуживанием офисной техники и других организаций, являющихся поставщиками вашей фирмы;

список телефонов справочных и аварийных служб.

Также наверняка пригодятся списки междугородних и международных телефонных кодов, почтовых индексов Республики Беларусь. В некоторых ситуациях очень поможет электронная (или бумажная) карта вашего города и республики, не помешает атлас автомобильных дорог. Если ваш шеф часто ездит в командировки, обзаведитесь расписанием поездов и самолетов.

Это — далеко не полный перечень «предметов первой необходимости» секретаря. В зависимости от специфики деятельности компании он может быть дополнен еще массой пунктов. Однако совершенно точно то, что хороший секретарь — это в некотором роде «плюшкин»: он скрупулезно собирает всю возможную полезную информацию. Была ситуация, когда мне сослужил добрую службу рекламный проспект ресторана, предлагающего доставку горячих обедов в офис.