Организационно-протокольное обеспечение работы органов коллегиального управления

Георгий МИХАЛЬКЕВИЧ,
доцент кафедры дипломатической и консульской службы
Белорусского государственного университета

Совещания не родили ни одной великой мысли,
но похоронили некоторое число идиотских.
Фрэнсис Скотт Фицджеральд

В организационно-управленческой деятельности вне зависимости от субъекта управления неизбежны ситуации, требующие совместного обсуждения, а иногда и соответствующего принятия решений. Одно из преимуществ коллегиального управления в том, что оно обеспечивает большую лояльность сотрудников к принимаемому решению. Даже если в организации принят жесткий, авторитарный стиль руководства, отношение исполнителей к решению, принятому после обсуждения, будет более позитивным, в отличие от ситуации, когда решение просто спущено «сверху», и у людей нет возможности высказать свое мнение. Кроме того, совещание позволяет привлечь дополнительные интеллектуальные ресурсы для поиска оптимального решения.

Работа коллегиальных органов (совещание при директоре, заседание совета директоров или наблюдательного совета, коллегия министерства, пленум (бюро) общественной организации и др.) требует тщательной подготовки, четкой организации, грамотного документирования. Рассмотрим, что подразумевают перечисленные выше критерии.

Сегодня на повестке дня…

Обычно большинство крупных совещаний в организациях проводится согласно заранее намеченному плану. Это позволяет заблаговременно продумать комплекс мер по их подготовке. Для организационного обеспечения особо важных (форматных) мероприятий может быть даже сформирован временный аппарат из нескольких сотрудников (оргкомитет) под руководством ответственного должностного лица из числа помощников (заместителей) руководителя.

Оргкомитет составляет повестку дня предстоящего совещания, в которой указываются вопросы, выносимые на обсуждение, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества, должности, ранги, ученые звания. В повестку дня могут быть также включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании.

Постановка проблемы на обсуждение коллегиальных органов допустима не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.

Вопросы в повестке дня всегда располагаются в порядке их важности. По наиболее сложным из них могут быть составлены справки по существу рассматриваемых проблем, а также проекты постановления (решения, распоряжения). Справка должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение.

Первым с материалами к заседанию знакомится председатель коллегиального органа. После необходимых уточнений и дополнений вместе с извещением о заседании материалы направляются членам коллегиального органа. Подобная практика существенно повышает оперативность проведения совещания.

Оповещение о предстоящем мероприятии может проводиться устно (по телефону) или письменно с направлением приглашения (извещения). Передав телефонограмму, стоит попросить записавшего вслух прочитать ее текст, тем самым убедившись в правильности записи, особенно времени и места проведения совещания. Телефонограммы обычно используются для приглашения сотрудников подведомственных организаций. Для приглашения работников иных ведомств предпочтительнее направить письмо-приглашение. В нем может также содержаться просьба подтвердить участие в работе совещания.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал