Бланки документов

НинаКАПМОЛЕ,
старший научный сотрудник отдела документоведения 
Белорусского научно­ исследовательского института
документоведения и архивного дела (БелНИИДАД)

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность обработки с помощью вычислительной техники.

В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 4 (далее — Инструкция), документы должны оформляться на бланках.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документов, сокращает трудозатраты на их составление, уменьшает количество возможных ошибок при составлении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов, улучшает их внешний вид, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Требования к подготовке и оформлению бланков документов регулируются такими нормативными правовыми актами, как Закон Республики Беларусь от 05.07.2004 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» (далее — Закон), Указ Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» (далее — Указ), Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 1172 (далее — Положение).

Требования к составлению и оформлению документов закрепляются в технических нормативных правовых актах — государственных стандартах.

Государственный стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — СТБ 6.38-2004) утвержден постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 69.

Государственный стандарт СТБ 6.38-2004 — важнейший регламентирующий технический нормативный правовой акт для оформления организационно-распорядительной документации (далее — ОРД). СТБ 6.38-2004 устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

Каждая организация независимо от формы собственности должна разработать и применять не менее двух видов бланков документов: для письма и общий. Бланк для письма используется только для оформления писем. Общий бланк используется для оформления всех остальных видов организационно-распорядительных документов (приказы, акты, справки и др.) и для разработки бланка конкретного вида документа.

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Бланк включает только постоянную информацию об организации — авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления всех следующих используют стандартные листы бумаги.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал