Учет объема документооборота организации

Наталья КОНДАКОВА,
научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

На рост объема документооборота влияют объективные факторы: создание новых учреждений, организаций, предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции, активное использование документированной информации и другие. Кроме того, объем документации в каждой конкретной организации в значительной степени определяется ее функциями и задачами в процессе управления. В этих условиях большое значение приобретает упорядочение используемой документируемой информации, совершенствование организации работы с документами.

Анализ документооборота организации осуществляется по количественным (показатели объема и времени прохождения документов в процессе их исполнения) и качественным (состав, содержание документов, направленность и периодичность движения документов и документопотоков) параметрам.

Одним из наиболее важных факторов при изучении документооборота является подсчет его объема. С целью контроля за объемом документооборота в организациях осуществляется его учет и проводится анализ.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за определенный отрезок времени (год, месяц).

Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота организации. Сведения о нем необходимы для определения загруженности делопроизводственного персонала и отдельных работников; установления структуры и штатной численности дело­
производственной службы; выбора технологии работы с документами, средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Показатели объема документооборота позволяют судить о загруженности всего управленческого персонала, так как все работники аппарата управления в своей деятельности создают и «перерабатывают» значительное количество документированной информации.

Подсчет количества документов и обобщение, анализ результатов подсчета производятся службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации при первоначальной обработке (прием документов) или отправке.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается только один раз. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном участке (ксерокс и т.п.).

Количество входящих и исходящих документов устанавливается ежедневно в канцелярии при экспедиционной обработке документов. Внутренние документы подсчитываются по месту их регистрации.

Поступающие (входящие) документы и создающиеся в организации (исходящие, внутренние) подсчитываются отдельно.

Общий объем документооборота выражается дробью, где числитель — количество «основных» документов, а знаменатель — количество копий.

Периодичность подсчета объема документооборота определяется самой службой ДОУ: при необходимости процедура может проводиться каждый месяц, что позволяет выделить периоды наиболее интенсивной работы, или поквартально. В небольших организациях достаточно проводить подсчет объема документооборота один раз в год.

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала
оформить подписку на журнал